Verbeteren doe je zo…

Onlangs had ik mijn reguliere coachingsessie met een van mijn Lean Six Sigma studenten (laten we haar Jessica noemen – niet haar eigen naam).

Jessica heeft moeite om duidelijk verbeteringen te boeken in haar Green Belt project. Dit is te herleiden naar 3 sleutel aspecten.

Wil je aanzienlijke verbetering bereiken in de Zorg – met of zonder Lean Six Sigma – dan gaan deze 3 aspecten jouw succes grotendeels bepalen.

Sleutel aspect #1: Afwezigheid van de Probleem Eigenaar

Jessica werkt aan een project om de werkdruk van een afdeling te verlagen. Welke afdeling? Het doet het er niet toe: het kan in de Zorg zijn, of Planning, of Cliëntadministratie, of Facilitair, of Thuiszorg, enz.

Het project was bedacht door hetAfdelingshoofd (ook Probleem Eigenaar) en het project team bestond uit een aantal medewerkers van de afdeling.

Aangezien hetAfdelingshoofd geen lid was van hetprojectteam, had Jessica de taak om hetteam te overtuigen van het probleem. Hetteam was niet helemaal overtuigd. Ook niet over het feit dat dit met Lean Six Sigma opgelost kon worden. Zij vonden namelijkdat er een extra medewerker aangenomen zouden moeten worden.

Jessica moest dus “balanceren” tussen de mening van haar team en de mening van het Afdelingshoofd.

De “postbode rol” is een moeilijke situatie en onwenselijk.

Mijn advies aan Jessica was: nodig het Afdelingshoofd uit bij elke teambespreking. Het is namelijk niet het probleem van Jessica maar die van hetAfdelingshoofd dat de werkdruk hoog is waardoor de werkzaamheden niet op tijd en met onvoldoende kwaliteit worden uitgevoerd.

Als u een verbeterproject doet in de Zorg, dan is het belangrijk dat de eigenaar van het probleem (dus de persoon die functioneel verantwoordelijk is voor dat stukje proces dat nu verbeterd wordt) ook volledig betrokken is in het Lean Six Sigma project werk.

Hij/zij moet het team duidelijk maken dat “dit niet verder kan” en waarom.

Dit is niet de primaire taak van de projectleider (ook wel Green Belt of Black Belt genoemd).

Sleutel aspect #2: Niet vertellen maar vragen

Jessica – zoals ik ook vroeger – besteed veel tijd aan het voorbereiden van haar project bespreking.

Hiervoor had zij veel data verzameld, keurige grafieken gemaakt en tabellen op een rij gezet…en dat allemaal in een presentatie vorm.

Geen detail was aan haar aandacht ontgaan, alles was tot in de puntjes voorbereid.

Mijn advies aan Jessica was anders.

Ik vertelde haar dat zij niet moet proberen haar team te overtuigen met feiten en mooie grafieken, niet gaan vertellen wat zij anders moeten doen.

Jessica moet er juist meer over na gaan denken welke vragen zij kan stellen aan het team. Pas dan n gaat het team zich constructief en open opstellen. Dan komen de gezonde discussies los en dan gaan mensen actief nadenken.

Medewerkers vertellen wat ze moeten doen roept – in de eerste instantie – alleen maar weerstand op.

Dus uw belangrijkste taak als (Lean Six Sigma project)manager is: vragen stellen.

Met vragen creëer je bewustwording bij uw medewerkers en u geeft hen de ruimte om eigen inbreng te leveren… en dat motiveert tot verbetering.

Sleutel aspect #3: Iets gaat veranderen…

Verandering is het enige wat zeker is – in uw leven, in uw Zorginstelling, in uw werk,…en ook in een verbeterproject.

Jessica had dit niet voldoende uitgelegd aan haar team en ook niet voldoende steun gekregen hier voordoor het Afdelingshoofd.

De leiderschapsrol van het Afdelingshoofd is hier dus ook belangrijk – duidelijk aangeven dat de huidige situatie niet haalbaar is. Verandering van werkwijze is onvermijdelijk. Lean Six Sigma zorgt voor oplossingen welke uiteindelijk resulteren in een andere manier van werken.

Jessica’s team was niet overtuigd van het probleem en de kaders waarin oplossingen moesten gezocht worden waren niet duidelijk gecommuniceerd door het Afdelingshoofd. Hierdoor kon Jessica geen significante verbetering verwachten door haar Lean Six Sigma project. En dat is zonde.

Oplossing?

Alsnog moet het Afdelingshoofd duidelijk maken dat de eerste verbeteringen moeten komen uit een andere manier van werken. Dus de medewerkers van de afdeling gaan op een andere wijze werken dan dat ze tot nu toe gewend waren.

Op welke wijze?

Dat gaan zij als projectteam beslissen en uittesten, volgens de werkwijze van Lean Six Sigma.

Wilt u uw werk, uw afdeling, uw instelling verbeteren?

Bel dan voor een gratis telefonisch consult op055-7370002.

Met vriendelijke groet,

Peter

[content_box_blue_50Percent]
Heeft u nog vragen?
M.Sc. Peter Herku MBA, Lean Six Sigma Coach

055 – 737 00 02

06 – 55 30 10 94

[/content_box_blue_50Percent]