All posts by WCS-beheer03

NO EXCUSE: Verantwoordelijkheidsgevoel is geen karaktereigenschap

Verantwoordelijkheidsgevoel: je hebt het of je hebt het niet. Niets is minder waar. Natuurlijk zijn er altijd van nature geboren leiders of mensen die meer begaan zijn met de medemens dan anderen, maar er bestaan wel degelijk technieken om verantwoordelijkheidsgevoel aan te scherpen. Dus geen excuses meer!

Wat houdt verantwoordelijkheid precies in?

Sommige banen en de bijbehorende taken vereisen veel verantwoordelijkheid. In de zorg gaat het vaak om mensenlevens. Het welzijn van de cliënt is van het grootste belang. Mensen met verantwoordelijkheidsgevoel zijn gekenmerkt door hun alerte houding. Ze stellen zichzelf voortdurend vragen: Waarom gaat dit mis? Kan dit beter, sneller of efficiënter? Ook beschikken ze over vaardigheden als besluitvaardigheid en zelfstandigheid. Verantwoordelijke mensen zien het als vanzelfsprekend om te letten op het welzijn van anderen in hun omgeving en zullen alarmsignalen of stressfactoren dan ook snel herkennen. Het gaat niet om verantwoordelijkheid afleggen, maar verantwoordelijkheid nemen!

Verantwoordelijkheidsgevoel ontwikkelen

Als jij verantwoordelijkheidsgevoel wilt ontwikkelen, zal je moeten leren om je automatische gedachten opzij te zetten. Is irritatie een bekend gevoel voor je? Denk je wel eens: ‘Waarom gebeurt dit nu alweer? Ik heb het ze nog zo gezegd; ze bekijken het zich maar!’ ? Probeer dan vooral dat gefrustreerde gevoel te laten varen en de volgende stappen te ondernemen om je verantwoordelijkheidsgevoel te ontwikkelen.

  • Denk niet meer in hokjes! Dit is namelijk het tegenovergestelde van verantwoordelijkheid. Wil je geen taken doen die volgens jou niet tot jouw functieomschrijving horen? Deze gedachte is niet bevorderlijk voor je carrière. Het toont een gebrek aan verantwoordelijkheid en zal de zorg voor de cliënt niet ten goede komen.
  • Probeer flexibel te zijn. Is het wel eens in je opgekomen om een paar uurtjes over te werken om deze belangrijke opdracht af te ronden? Zet die ‘mijn dienst is voorbij’ mentaliteit van je af en probeer de flexibiliteit te creëren om soms wat extra’s te doen. Nét iets meer doen dan gevraagd wordt, kan de kwaliteit van je zorglevering enorm verbeteren.
  • Vergeet de details niet. Vaak zit de kwaliteit van je service juist in de details. Oog hebben voor detail en alle puntjes op de ‘i’ weten te zetten betekent dat je verantwoordelijkheid neemt voor de geleverde kwaliteit.
  • Heb wat voor een ander over. Een helpende hand reiken aan je collega die in het werk verzuipt kan enorm welkom zijn. Neem de verantwoordelijkheid voor de organisatie en voor het welzijn van je collega. Dit zal heus niet  vergeten worden!
  • Vergeet je verantwoordelijkheid niet te delen. Als je dit niet durft, maak je het jezelf en je omgeving onnodig moeilijk. Mensen met een te groot verantwoordelijkheidsgevoel zijn uitermate kritisch en wijzen hun collega’s op alles wat er maar fout kan gaan. Dit geeft collega’s een onprettig gevoel en zorgt voor een vervelende samenwerking. Zet dat gevoel van beter kunnen van je af. Bedenk eens wat er nu werkelijk mis kan gaan. Dit is bijna nooit een onherstelbare fout.

 Durf jij de stap te nemen om verantwoordelijkheidsgevoel te ontwikkelen?

Wij kunnen je met onze Lean Six Sigma trainingen hier enorm bij helpen. Aan de hand van verbeterprojecten worden interne processen onder de loep genomen om te ontdekken welke input van belang is voor kwaliteitsbepalende resultaten. Vervolgens wordt bepaald wat de beste manier is om deze input te monitoren en het proces te optimaliseren om de kwaliteit te leveren die je voor je cliënten wilt waarborgen.

Lean Six Sigma werkt volgens een vaste projectvolgorde. Elke stap binnen het project wordt systematisch doorlopen aan de hand van het DMAIC principe, waarbij de letters staan voor Define, Measure, Analyze, Improve en Control. In het Nederlands worden deze fasen de Definitiefase, Meetfase Analysefase, Vebeterfase en Beheersfase genoemd. Voor iedere fase zal het projectteam enkele keren bij elkaar moeten komen om te brainstormen en ideeën uit te werken.

Dit kan alleen maar werken als iedereen in het projectteam zijn of haar verantwoordelijkheid neemt.

Als dit toch niet gebeurt, is het in het belang van het project en de organisatie om elkaar hierop aan te spreken. Ben jij er klaar voor om je verantwoordelijkheidsgevoel te nemen?

Bekijk dan ons aanbod aan trainingen!

Ook kun je contact met ons opnemen voor een vrijblijvend gesprek en advies.

Telefoon: +31 6 54 69 40 47

Email: michelle@herku.org

Waarom wordt Lean Six Sigma met haar overweldigende resultaten niet omarmd in de gezondheidszorg?

Als de resultaten van Lean Six Sigma daadwerkelijk zo overweldigend zijn, waarom wordt de methode dan niet door meer organisaties in de gezondheidszorg omarmd? Angst voor het onbekende. Lean Six Sigma is voor velen nog steeds een mysterieus begrip en zal dat ook blijven zolang gezondheidsinstanties niet te tijd nemen om dit concept te begrijpen en in hun harten te sluiten. Lean Six Sigma heeft de intentie om variaties en ‘non-value-added’ activiteiten in geleverde producten te reduceren. De gevolgen hiervan zijn namelijk lange doorlooptijden, hoge kosten, en slechte resultaten. Veel bedrijven zijn bezorgd over de moeilijkheidsgraad van de training en twijfelen over de vraag of hun personeel wel kundig genoeg is om dit concept te leren en toe te passen. Mogelijk voelen ze zich ook bedreigd door het al overschaduwende succes van Lean Six Sigma. Is het beter presteren door Lean Six Sigma een teken van zwakte in eigen kunnen?

Raak enthousiast over de methode

Toch is het zo dat, ondanks het feit dat Lean Six Sigma een aanzienlijke impact kan hebben op een organisatie, de implementatie ervan zonder slag of stoot kan plaatsvinden. Bedrijven kunnen ervoor kiezen om hun personeel een online training te laten doen, of een combinatie van online theorie, met projecten gecoacht door de consulterende organisatie. Dit heeft als voordeel dat de gezondheidsinstantie haar personeel tegelijkertijd kan trainen, samen met het bereiken van onmiddellijk resultaat.

De sleutel tot succesvolle implementatie van Lean Six Sigma ligt in handen van het management. Een enthousiast management team kan haar personeel motiveren en de sceptische gedachten uit de wereld helpen, terwijl ze tegelijkertijd haar mensen ruimte geeft om de nieuwe werkwijze toe te passen na het voltooien van de training.

Maar hoe zou Lean Six Sigma passen in de gezondheidszorg?

Als betrouwbare adviseur op het gebied van Lean Six Sigma voor zorg –en dienstverlening hebben wij ervaring op mogen doen in het toepassen van de methode op velerlei gebied. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • Het verhogen van de productiviteit in de thuiszorg
  • Minder overdrachten van zorgmedewerkers, zonder verlies van de controle
  • Een vermindering van de afwijking tussen de zzp-indicatie en de daadwerkelijk geleverde zorg
  • Tijdswinst door verbetering van de zorgadministratie.

En hoe groot mag de Return on Investment in de gezondheidszorg dan wel niet zijn?

Een doorsnee Lean Six Sigma project in de gezondheidszorg kan je een gemiddelde van €100.000 – €250.000 per jaar schelen, afhankelijk van de grootte van het bedrijf.  De essentie van de methode ligt in de kunde ‘to do more with less’. De focus ligt op kortdurende projecten waarmee veel resultaat te behalen valt. Zo was één van onze trainees in staat om de overdrachten binnen haar bedrijf te verkorten met 28% in 3,5 maand tijd. Daardoor had ze meer tijd over voor haar cliënten.

Ben je geïnteresseerd en wil je meer weten?

Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen voor een gratis en vrijblijvend adviesgesprek over onze trainingen.

Telefoon: +316 54 69 40 47

Email: michelle@herku.org

Worden patiënten sneller naar huis gestuurd om het sterftecijfer te drukken?

Nu wordt een laag sterftecijfer voor een ziekenhuis nog geïnterpreteerd als een indicatie voor goede zorg. Volgens onderzoekers van UMC Utrecht en Erasmus MC kan dit ook betekenen dat patiënten korter dan elders in het ziekenhuis liggen.

De verantwoordelijkheid van het ziekenhuis voor patiënten stopt niet bij de deur

De kwaliteit van Nederlandse ziekenhuizen wordt niet goed gemeten. Zo zou je de conclusie van de Nederlandse onderzoekers die deze week door het British Medical Journal is gepubliceerd, kunnen interpreteren. De onderzoekers ontdekten dat ziekenhuizen met een laag aantal sterfgevallen in het ziekenhuis (hetgeen nu als kwaliteitsindicator gemeten wordt), juist een relatief hoog sterftecijfer na ontslag hebben. Zij stellen daarom dat het overlijden van patiënten thuis, binnen 30 dagen na ontslag uit het ziekenhuis, ook meegerekend zou moeten worden. Tevens vinden zij dat de kwaliteit van een ziekenhuis moeilijk af te lezen is uit dit ene cijfer, aangezien patiënten dan nog steeds niet weten of het ziekenhuis waar ze worden behandeld goed presteert als het gaat om hun individuele aandoening (UMC Utrecht, 2013).

 “You can expect what you inspect”

– William Edwards Deming – uitvinder van de PDCA (Plan Do Check Act).

Oftewel, je krijgt wat je meet. Het is dus essentieel om hierin de juiste keuzes te maken. Met deze onderzoeksbevindingen wordt een typisch probleem aangestipt: hoe kun je met behulp van eenvoudig te interpreteren cijfers de kwaliteit van een zorgorganisatie monitoren? De bereidheid is er. Terecht, want de gevolgen van gebrekkige kwaliteit in de zorg zijn niet gering. Maar hoe weet je welke cijfers je in de gaten moet houden? En wat doe je vervolgens met al die grafieken, tabellen en wijzertjes op je management dashboard?

De sleutel naar succes

Herku Lean Six Sigma Centre helpt zorginstellingen bij het zoeken naar oplossingen voor hun vraagstukken en ondersteunt organisaties bij het implementeren hiervan.

Het doel? Samen de zorg beter maken. Hoe? Door samen met jou gebruik te maken van de meest effectieve methoden en technieken van Lean Six Sigma, een wereldwijd bewezen en toegepaste verbetermethodiek, waarin interne processen onder de loep genomen worden om te ontdekken welke input van belang is voor kwaliteitsbepalende resultaten, voor in dit geval de zorg in Nederlandse ziekenhuizen.

Vervolgens bepalen we de beste manier om deze input te monitoren en het proces te optimaliseren om de kwaliteit te leveren die je voor je cliënten wilt waarborgen. Dit maakt dat je als manager gerichte aandacht kunt hebben voor de belangrijkste cijfers en snel bij kunt sturen waar en wanneer dit nodig is.

Weet ons te vinden

Ben je geïnteresseerd in wat wij voor jou kunnen betekenen in het behalen van optimale resultaten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek, of klik hier voor een overzicht van de verschillende Lean Six Sigma opleidingen in de Zorg.

Mijn Oorlogsverklaring aan Bureaucratie in de Zorg

Ja, ik heb de oorlog verklaard aan papier, aan formulieren en het bureaucratie. Echt waar!

Dit overkwam me laatst:

We waren een project begonnen bij een van mijn privé cliënten, een zorginstelling, om de informatie uitwisseling voor nieuwe cliënten tussen de afdeling Intake en de Zorg afdelingen te verbeteren.

Om een betere “flow” te bewerkstelligen. Ze wilden het gestandaardiseerd hebben vanwege

de verschillende locaties van deze instelling, die allemaal hun eigen manier van werken hebben.

Toen ik ze vroeg over wat voor informatie ze het hadden, werd me verteld over de

verschillende rapporten die beide afdelingen gebruikten wanneer een nieuwe cliënt in hun

systeem werd ingevoerd.

 

Toen lieten ze me de rapporten zien.

….. En dat schokte me…..”

Ongelofelijk. Ik kon het echt niet geloven!

 

Naar aanleiding van een nieuwe cliënt moesten deze twee afdelingen 75 pagina’s  invullen!

75 pagina’s invullen alleen maar om met een nieuwe cliënt te beginnen! Ik zou liever geen

cliënten hebben 😉

Maar er was nog iets GROOTS dat me nog meer trof.

 

[green_tick_2_list width=”100%”]

  • 1. Was het dat ze zo veel rapporten opstelden?

Dat was zeker een groot probleem. Natuurlijk heb je te maken met belangrijke informatie over

de cliënt en zijn behoeften. Je wil geen fout maken tijdens de zorg, dus alle belangrijke

parameters moeten genoteerd worden.

 

  • 2. Was het dat ze meerdere rapporten hadden met soortgelijke informatie?

Als de Medewerker Intake bepaalde data intypte in het ene rapport, deed de medewerker Zorg

hetzelfde in een ander rapport. Wat een tijdverspilling!

Dat is een van de 8 verspillingen van LEAN. Dezelfde informatie meer dan één keer

invullen is een verspilling van tijd en intellect! Het moet ten alle tijden voorkomen worden!

Maar zelfs dat was niet wat me zo opviel en waar ik me zorgen over maakte.

 

  • 3. Was het dat ze al jaren op deze manier werkten?

Elke keer weer 75 pagina’s aan rapporten vol typen als je een nieuwe cliënt hebt kost je een

hoop geld. Jaar in, jaar uit. Je hebt het heel druk met zinloos papierwerk en je houdt geen tijd

over voor andere, belangrijkere taken. Logisch dat zo iets schokkend overkomt.

[/green_tick_2_list]

Maar wat me echt diep raakte was …..

Wat denkt u dat het was?

Ik zal het u vertellen maar eerst…

[content_box_yellow width=”75%”]

Vraag een vrijblijvend scan aan en ontdek hoe u Lean Six Sigma kan inzetten voor de meest effectieve verbetering van de kwaliteit en doelmatigheid van de Zorg.

[/content_box_yellow]

 

Stuur een e-mail naar peter.herku@gmail.com

Bereik meer.

Hartelijke groeten,

Peter

 

Casus: Lean Six Sigma bij Vivantes

Dit artikel was publiceer in de nieuwsbrief van In voor Zorg.

In voor zorg-coach Peter Herku heeft van zomer 2010 tot maart 2012 het In voor zorg-traject bij Vivantes Zorggroep begeleid. Dit traject stond in het teken van Lean Six Sigma en het belangrijkste doel was toekomstbestendigheid. ‘Binnen dit traject heb ik samen met de organisatie 13 verbeterprojecten uitgevoerd, met een concrete besparing van 500.000 euro op jaarbasis. Maar dat is eigenlijk een neveneffect van de vereenvoudiging van werkprocessen en de verbetering van zorgkwaliteit’, vertelt Peter Herku.

Net zoals bij andere zorgorganisaties krijgt Vivantes te maken met uitdagingen in de vorm van vergrijzing, uitstroom van medewerkers en dalende budgetten. Peter Herku vertelt: ‘De directeur V&V van Vivantes klopte bij In voor zorg! aan voor ondersteuning. Zij was al bekend met Lean en wilde graag iemand van buiten de zorg als adviseur aanstellen op het gebied van bedrijfsprocessen. Mijn ervaring sloot goed aan bij deze ondersteuningsvraag. Ik heb chemische technologie gestudeerd, daarna mijn MBA gehaald en vervolgens ca. 13 jaar financiële ervaring opgedaan. Toen ben ik bij diverse bedrijven binnen de productie en technische dienstverlening aan de slag gegaan met Lean Six Sigma. Hierdoor heb ik veel verschillende dingen gezien en meegemaakt.’

80/20-regel

Lean Six Sigma omvat meer dan 100 verschillende technieken. Bij Lean Six Sigma draait het niet puur om efficiency. ‘Het gaat daar ook om het verminderen van de variatie in het proces en de uitkomst hiervan voorspelbaar te maken. Ik zal een voorbeeld geven: medicijnen kunnen aan cliënten uitgedeeld worden in de kamer, op de gang of in het restaurant. Dit zijn 3 varianten op één werkproces, door terug te gaan naar één variant kun je tijd en geld besparen, legt Peter Herku uit. ‘Om Lean Six Sigma toepasbaar te maken binnen de zorg, moeten deze technieken vereenvoudigd worden. Als je dit niet doet, kun je er niet concreet mee aan de slag met medewerkers die niet thuis zijn in de materie. Ook bij Lean Six Sigma geldt de 80/20-regel. Dit betekent dat 20% van de technieken 80% van de problemen oplost. Door het versimpelen van de technieken wordt het begrijpelijk voor zowel de thuiszorgmedewerker en zorghulp als de financieel directeur en de manager Thuiszorg.’

Pareto & Flowchart

Vivantes gebruikte tijdens haar transitietraject meerdere technieken. De flowchart proces diagrammen werden ingezet in de Definitiefase. ‘Je gaat dan kijken welk proces ten grondslag ligt aan het probleem. De stappen van dit proces breng je gedetailleerd in beeld. Zo kun je bijvoorbeeld kijken welke verspillingen er zijn’, vertelt Peter Herku: ‘Als je een probleem op wilt lossen, dan loop je tegen meerdere aspecten van dit probleem aan. Bij Vivantes kregen de medewerkers bijvoorbeeld te veel alarmmeldingen binnen. Bij het ontleden van dit probleem met de Pareto-analyse, ontdekten we dat 85% van de onterechte alarmmeldingen afkomstig was van 9 cliënten. Dit was een verrassend inzicht, want medewerkers verwachtten dat het heel anders in elkaar zat. Nu konden zij zich bij de probleemoplossing focussen op deze 9 cliënten.’

Verbeteringen in de praktijk

Peter Herku heeft bij Vivantes 13 verbeterprojecten doorgevoerd. Hij vertelt over enkele successen die hij samen met Vivantes bereikt heeft: ‘We hebben de administratieve werkzaamheden verminderd. Zo ontdekten we dat bij de overdracht op een locatie per dag 21 mensen betrokken waren, die elk gemiddeld 11 minuten bezig waren met deze overdracht. Het nut hiervan was niet duidelijk. Binnen het verbetertraject hebben we het aan mensen dat zich bezighield met een overdracht met 67% verminderd naar 7 mensen. Ook de gemiddelde duur van zo’n overdracht is met 28% afgenomen van 11 naar 8 minuten. Zo blijft er nu per dag 3 uur over. Die tijd komt ten goede aan de cliënten en daarmee aan de kwaliteit van de geleverde zorg.’ Ook bij de andere verbeterprojecten werden concrete resultaten geboekt. Peter Herku vervolgt zijn verhaal: ‘De medewerkers bij de cliëntadministratie moesten 42x per dag omschakelen naar een andere taak. Dit betekende dat zij maar 10-13 minuten per taak hadden, en vaak nog korter. Dit had een hoge werkdruk tot gevolg, veroorzaakte stress onder de medewerkers en zorgde ervoor dat zij fouten maakten. Doordat de werkwijze is aangepast, is het aantal omschakelingen met 52% verlaagd. Er is nu meer rust op de afdeling. Laatst was er iemand ziek, en zelfs dat is geen probleem voor de bezetting.’

Tips collega-adviseurs van In voor zorg!

Peter Herku heeft tot slot nog enkele tips voor In voor zorg-adviseurs die een vergelijkbaar traject uitvoeren: ‘Ik denk dat je kracht als adviseur onder andere zit in het stellen van kritische vragen bij alles: dingen die niet logisch zijn, iets dat opvalt, processen die geen duidelijk nut hebben, enzovoorts. Het is heel belangrijk om de directie/raad van bestuur/managementteam te ondersteunen, en mee te krijgen bij het traject. Natuurlijk zijn de medewerkers ook belangrijk maar zonder top down ondersteuning stopt het veranderproces heel snel; het management moet er prioriteit aan willen en kunnen geven en medewerkers de ruimte bieden om ermee aan de slag te gaan. De medewerkers moeten, bottum up, de knelpunten van de organisatie identificeren. Alle niveaus van de organisatie moeten betrokken worden bij het traject; dat maakt het tot een succes. Daarnaast is het belangrijk om heel gestructureerd te werken, consequent projectbesprekingen te houden en niet los te laten. Ook moet je alle problemen meetbaar maken, zo kun je aangeven “daar zijn we geweest” en “nu zijn we daar”. Als je dat laatste ook nog inzichtelijk kunt maken in tastbare euro’s, dan is het plaatje compleet.’

Veranderingen waarborgen

Het In voor zorg-traject bij Vivantes is inmiddels afgerond. Uiteraard houdt een veranderingsproces binnen een organisatie niet op als een In voor zorg-traject is afgelopen. Op dit moment worden er bij Vivantes ongeveer 70 mensen getraind in Lean Six Sigma. Zij kunnen dan vervolgens zelfstandig hiermee aan de slag. ‘De veranderingen moet je waarborgen en daarom werk ik op dit moment ook nog bij Vivantes. Zo kan ik de medewerkers van Vivantes een spiegel voorhouden en tegelijkertijd zorgen voor een stok achter de deur’, zo sluit In voor zorg-coach Peter Herku zijn verhaal over Vivantes af.

Wilt u uw organisatie ook toekomstbestendig maken met behulp van een praktisch, overzichtelijke methode?

Bel nu voor een vrijblijvend afspraak met Peter Herku van Lean Six Sigma in de Zorg op 055-7370002.

Wat hebben 4 vuilniswagens te maken met Lean Six Sigma?

Iedere vrijdag morgen breng ik 2 van mijn kinderen naar school. Het is altijd een beetje een haastig gebeuren…… Hoe mijn vrouw dat altijd voor elkaar krijgt?

Maar uiteindelijk zitten we meestal wel op tijd in de auto, tassen, jassen, ….of is het ook nog “wieltjesdag?”.

Helaas zijn wij dan niet de enigen op de weg want uitgerekend op vrijdagochtend wordt het vuilnis opgehaald. Terwijl ook andere vaders en moeders door de smalle straten haasten om hun kinderen netjes op tijd op school te krijgen, worden ze geblokkeerd door de vuilnisman met zijn vrachtwagen.

En dat precies tijdens het spitsuur in de woonwijk!

Soms wijk ik af van mijn route in een poging de vuilniswagen te ontwijken maar dan beland ik in een andere opstopping van mede “ontwijkers”.

Tijdens zo’n vrijdagochtend heb ik 4 ontmoetingen met de vuilniswagen, 2 keer op weg naar school toe en 2 keer op de weg terug naar huis.

Ja, echt 4 keer per ochtend!

Heel vervelend!

Dit zette mij aan het denken over de vaak gestelde vraag:

”Hoe kan Lean Six Sigma ingezet worden in mijn werk?”

Klaarblijkelijk heeft het gemeentebestuur geen weet van Lean Six Sigma anders zouden ze zichzelf de vraag hebben gesteld: “Hoe kunnen wij onze burgers het best van dienst zijn?”

Zij zouden zich dan realiseren- tijdens de Definitie fase van hun Lean Six Sigma project – wat de belangrijkste factoren zijn van klanttevredenheid in termen van Kwaliteit, Kosten en Tijd. Juist voor deze analyse heb ik een effectieve tool ontwikkeld met de naam: Klantenmatrix.

Deze matrix zou laten zien bij de wensen van de klant m.b.t. TIJD dat het weliswaar belangrijk is dat vuilnis op een regelmatige basis wordt opgehaald maar dat het tijdstip van de dag minder belangrijk is zolang er maar geen files en opstoppingen door worden veroorzaakt.

De klanttevredenheid zou stijgen als de vuilniswagen maar 1 uur later zou komen!

Als je Lean Six Sigma wil toepassen in je werk , stel je zelf dan steeds de vraag: “Hoe kan ik mijn klant, patiënt of collega beter bedienen?

Denk aan elk aspect van de interactie met uw klanten.

Dat is het moment dat u Lean Six Sigma gaat toepassen.

Zo doen wij het in onze Yellow Belt, Green Belt en Black Belt programma’s. Al deze opleidingen zijn ook in het Nederlands beschikbaar.

Meld u nu aan op één van onze programma’s en leer allen wat belangrijk is nl. dat 20% van de methode waarmee 80% van uw problemen kunt oplossen.

Doe met ons mee voor meer werkplezier en resultaat.

Met vriendelijke groeten,

 

Peter Herku

 

Lean Six Sigma Opleiding in de Zorg

Om van 2012 een andere jaar te maken wat betreft kwaliteit en efficiency in de Zorg, we starten met een specifieke Lean Six Sigma opleidingsprogramma voor de Zorg.

Zoals andere zorginstellingen, je kunt ook de volgende resultaten bereiken met dit programma:

  • Verminderen aantal overdrachten van zorgmedewerkers met 45% zonder verlies van controle
  • Verminderen de afwijking tussen de zzp-indicatie en de geleverde zorg met 42% zonder verlies van zorgkwaliteit
  • Verhogen productiviteit van de Thuiszorg met 5% zonder harder te moeten werken
  • Verbeteren efficiency Zorgadministratie om 40 uur extra te winnen zonder aannemen van extra medewerkers

Er zijn 3 niveau’s waaruit je kunt kiezen m.b.t. de Lean Six Sigma Opleiding in de Zorg:

1. Yellow Belt

2. Green Belt

3. Black Belt

——————————————
1. Yellow Belt is een korte, online zelfstudie (e-learning) over de basis principes van Lean Six Sigma verbeterprogramma en hoe dit werkt in de Zorg.

Er volgt een online test en als je daar min. 80% haalt, ontvang je een Lean Six Sigma Yellow Belt Certificaat.

Dit programma is bedoeld voor medewerkers en managers uit de Zorg die geen Lean Six Sigma verbeterprojecten gaan leiden maar eventueel deel (gaan) nemen aan zo’n teamwerk of overwegen om in de toekomst met Lean Six Sigma te starten.

Tijdsinvestering: +/- 6 uur in totaal

Deze opleiding kost 197 euro (eenmalig) en is inclusief downloadable training materiaal, eenmalig proef examen met persoonlijke feedback over jouw resultaten.

2. Green Belt
Online training voor managers in de Zorg die Lean Six Sigma verbeterprojecten willen leiden naast hun dagelijkse werk.

Tijdsinvestering: 8 – 10 uur studie en wekelijks 1,5 tot 2 uur teambespreking 6 maanden lang om de theorie toe te passen en daarmee het eerste Lean Six Sigma verbeterproject met sucess af te ronden.

De kosten zijn 997 euro (eenmalig) en je ontvangt persoonlijke begeleiding voor project identificatie/selectie bij het begin. Daarna ontvang je maandelijks feedback m.b.t. jouw voortgang. Dit n.a.v. jouw projectdocumentatie.

Ook ontvang je de trainingmateriaal in downloadable form incl presentaties, sjablonen, e.d.

Prestatiegarantie: als je niet tevreden bent met jouw projectresultaat en vanuit jouw projectdocumentatie duidelijk blijkt dat je mijn aanbevelingen hebt opgevolgd, dan krijg je jouw betaling terug en je kunt het materiaal houden.

Na sucessvolle afsluiting van jouw project ontvang je een Lean Six Sigma Green Belt Certificaat.

3. Black Belt
Managers in de Zorg die fulltime met verbetertrajecten bezig (willen) zijn en anderen (Green Belts) gaan opleiden en coachen.

Het programma = Green Belt programma + extra materiaal specifiek voor Black Belts + je moet een Green Belt opleiden en coachen op een verbeterproject.

Totale duur 2 keer 6 maanden. Tijdsinvestering: 20 uur studie en wekelijks 1,5 tot 2 uur team bespreking of begeleiding.

Kosten zijn 340 euro per maand voor 12 maanden en je ontvangt een-op-een begeleiding van me: ongelimiteerd kan je je vragen per email stellen en je ontvangt mijn antwoord binnen 1 werkdag plus maandelijks skype consult.

Prestatiegarantie: zie Green Belt opleiding. Plus: jouw project levert min 8000 euro financieel resultaat op jaar basis op anders krijg je je geld terug. Vanuit jouw projectdocumentatie moet duidelijk blijken dat je mijn aanbevelingen hebt opgevolgd.

Na sucessvolle afsluiting van eigen project en sucessvolle begeleiding van de Green Belt, ontvang je een Lean Six Sigma Black Belt Certificaat.

Met Lean Six Sigma in de Zorg Opleiding ga je TOTAAL anders naar je werk kijken!

Over 4 dagen gaan we starten.

Laat me even weten wat jouw keuze wordt zodat ik je plek kan reserveren in het programma.

Vragen? Bel: 06-55301094

Met vriendelijke groet,

Peter

M.Sc. Peter Herku MBA, Lean Six Sigma

055 – 737 00 02

06 – 55 30 10 94

 

Lean Six Sigma Casus: Minder administratief werk in de Zorg

Zorg medewerkers hebben het vaak heel  druk met de zorg voor clienten en alles daarom heen.

Toch leeft het gevoel dat zij eigenlijk nog meer zouden willen doen voor een kwalitatief betere zorg.

Dit was ook het gevoel bij veel zorgmedewerkers van een afdeling in een verpleging en verzorgingsinstelling.

Probleem

De tijdregistratie van de medewerkers heeft laten zien dat 13% van de totaal te besteden werktijd werd gebruikt voor overdrachten en rapportages maken in ECD (electronische clienten dossier)

Analyse

Toen we met het Lean Six Sigma projectteam bezig waren met de procesmatige beschrijving van een dienst viel op dat er veel overdrachten waren: 22 medewerkers namen deel daaraan per dag met een gemiddelde duur van 14,5 minuut per keer. Dit is meer dan 5 uur per 24 uur zorg.

De zorgmedewerkers ervaren de overdrachten niet altijd als nuttig en de inhoud is ook onduidelijk.

Resultaten

We hebben met het projectteam de inhoud van de overdrachten bepaald en de voorwaarden wanneer er  wel en niet moet worden overgedragen.

Hierdoor is het aantal overdrachten verlaagd met 45% van 22 naar 12 keer. Ook de duur is verkort met 31% van 14,5 naar 10 minuten.

Dit leverde op een dag 3,4 uur extra tijd voor kwalitatief betere zorg en meer aandacht voor clienten.

Financieel resultaat: 42.000 euro op jaar basis.

Wilt u ook onnodige tijd uitsparen voor betere zorgkwaliteit?

Meld u dan aan bij de ‘Lean Six Sigma in de Zorg’ opleiding voor 16 januari 2012.

Wilt u meer informatie hierover? Stuur dan een email naar peter.herku@gmail.com

Met vriendelijke groet,
Peter

 

M.Sc. Peter Herku MBA, Lean Six Sigma

055 – 737 00 02

06 – 55 30 10 94

Kijken door een “Lean Six Sigma bril”

Een van mijn Green Beltstudenten, schreef de volgende:Het is me nu duidelijk dat de sleutel is om de zaken uit een andere perspectief te bekijken. Je moet heel concreet zijn in wat je wilt verbeteren, heel specifiek zijn en ook jouw team consequent laten daarop focussen.”Maar wat bedoelt zij met “de zaken uit een andere perspectief te bekijken”?Lean Six Sigma maakt het dat je anders naar je eigen werkt.

Tijdens de Lean Six Sigma opleiding je leert naar jouw collega’s te kijken als klanten. Zijn tevredenheid hangt af van de balans van de volgede 3 aspecten:

[black_tick_list width=”100%”]

  • Kwaliteit van wat je levert aan hun (CTQ = critical to quality)
  • Tijdigheid van je levering (CTD = critical to delivery)
  • Kosten/moeite wat zij moeten opbrengen om te ontvangen wat je hen levert (CTC = critical to costs)

[/black_tick_list]

Dit wordt ook CTS Tree (critical to satisfaction) genoemd. Als een van de elementen ontbreekt, dan is de klant/jouw collega niet tevreden. Met Lean Six Sigma projecten werken we aan om de balans weer te herstellen.

Als je werk wilt verbeteren of zoek je naar jouw eerste Lean Six Sigma project dan hoef je alleen maar te luisteren naar jouw klanten en zien waar de imbalans is tussen kwaliteit, tijdigheid en kosten.

De “andere perspectief” is dat je naar jezelf en naar jouw werk kijkt door de ogen van de ontvanger (klant, collega). Je bent niet zelf-gericht maar klant gericht. Het gaat niet om “ik, ik, ik” maar om het zoeken naar betere klant/client/patient/collega tevredenheid.

Mjin vrouw is soms dood moe van mij omdat ik constant door de “Lean Six Sigma bril” de zaken bekijk.

Als je bijvoorbeeld in een restaurant bent, je zult snel de 3 aspecten herkennen:

  • hoe lang moet je wachten voor dat jouw eten opgediend wordt (CTD)
  • is het eten lekker (CTQ)
  • is de bediening vriendelijk en attent (CTQ)
  • betaal je niet te veel (CTC)

Zie je het ook?

Hoe zit het met jouw werk? Welke aspect zou je daarin kunnen verbeteren?
Laat jou reactie achter. Ben benieuwd.

Met vriendelijke groet,
Peter

M.Sc. Peter Herku MBA, Lean Six Sigma

055 – 737 00 02

06 – 55 30 10 94

Verbeteren inwerken nieuwe (zorg)medewerker met Lean Six Sigma

De oorspronkelijke titel van dit artikel was: “Wat heeft de ombouwtijd van een machine te maken met het verbeteren van het inwerken van een zorgmedewerker?” Maar bij nader inzien werd dit te lang, dus heb ik voor een andere titel gekozen. Het onderwerp blijft hetzelfde…

Inwerken gebeurt zo…

U bent al maanden op zoek naar een nieuwe zorgmedewerker. Die zijn schaars, moeilijk te vinden terwijl uw medewerkers op hun tenen lopen. Er is veel druk op het rooster.

Eindelijk is het zover: uw nieuwe zorgmedewerker heeft het contract getekend en kan beginnen. U heeft al uw plannen klaar over hoe deze medewerker zo efficiënt mogelijk wordt ingewerkt.

Want u wil toch een versterking van uw team met hoge zorgkwaliteit, toch?

…maar de druk op u rooster is groooot!

Dus de nieuwe medewerker wordt al heel snel ingeroosterd. Uw inwerkprogramma heeft maar heel even gewerkt: na enkele dagen wordt er al niet meer naar gekeken. “Er moet gewerkt worden!”

Het resultaat: de nieuwe medewerker is niet goed ingewerkt, het duurt te lang voordat zij/hij het gevoel heeft dat ze zelfstandig kan werken. Hierdoor is de geleverde zorgkwaliteit niet altijd voldoende en er wordt onnodig veel beslag gelegd op de overige medewerkers n.a.v. vragen, hulp, uitleg, enz.

Kans is groot dat de nieuwe medewerker vroegtijdig afhaakt of u komt – er soms te laat door dat gehaast– achter dat de medewerker toch niet geschikt is.

Herkent u dit probleem?

Lean Six Sigma project: Verbeteren inwerken nieuwe medewerker

Bij een van de zorginstellingen waar ik een verbeterproject coach op basis van mijn Lean Six Sigma In De Zorg methode hebben we een project gestart omtrent inwerken zorgmedewerkers met als doel: de nieuwe medewerker zo snel mogelijk in staat te stellen om zelfstanding haar zorgtaken te kunnen verrichten met de hoogst mogelijke kwaliteit.

Bij het meten en analyseren van het probleem bleek dat er …

  • Geen structuur was in het inwerken
  • Er waren geen geschikte mentoren aangewezen bij de nieuwe medewerkers
  • Waar wel een programma aanwezig was, was door drukte niet uitgevoerd

Er was gewoon geen tijd (vrij gezet) om mensen goed in te werken.

Inwerken en ombouwtijd  van een machine

Wat heeft het inwerken te maken met de ombouwtijd van machines???

Toen ik naar het Lean Six Sigma projectteam zat te luisteren, moest ik denken aan een van de Lean Manufacturing principes.

Ombouwtijd van een machine is een verspilling want de machine kan niet produceren omdat hij wordt omgesteld.

Om deze  tijdverspilling te verminderen, adviseer ik bedrijven om van de interne activiteiten (ombouwactiviteiten waarbij de machine gestopt moet worden) zo veel mogelijk om te zetten naar externe activiteit (die uitgevoerd kunnen worden tijdens productie).

Met andere woorden: zo veel mogelijk voorbereidingen treffen nog tijdens het draaien van de machine zodat stilstand heel kort wordt. Denk aan de formule 1 pitstop zoals hieronder…maar dan net iest beter 😉

 

Dit vertaald naar het inwerken…

Het team heeft afgesproken dat we alle belangrijke onderdelen van het inwerken gaan vastleggen in de vorm van korte video’s.  Dit aan de hand van een checklist.

Zaken die nu tijdens een normale werkdag (min of meer) worden uitgelegd aan de nieuwe zorgmedewerker, kan al van tevoren worden vastgeld en worden bestudeerd door de nieuwkomer.

Denk aan de volgende onderwerpen:

  • Rondleiding in het gebouw
  • Rondleiding op de afdeling
  • Overdrachten, dienstrooster, ORT lijst
  • Melding incidenten, klachten, cliëntendossier
  • Enz.

Deze informatie wordt ruim vóór aanvang 1e dag uitgereikt aan de nieuwe medewerker zodat zij/hij zich kan voorbereiden en met een hogere mate van zelfvertrouwen kan beginnen.

Resultaat verbeterd inwerken zorgmedewerker

Op deze manier kunnen de medewerkers zich beter voorbereiden voor de start. Op de 1e dag al hebben zij het gevoel dat ze de omgeving beter kennen en ook waar ze informatie moeten halen.

De druk op de medewerkers die het inwerken begeleiden (mentoren) wordt een stuk minder omdat zij kunnen focussen op het beantwoorden van vragen n.a.v. het video materiaal.

Medewerkers kunnen sneller hogere  productiviteit halen en de kwaliteit van de zorg zal eerder toenemen.

Tevreden cliënt, tevreden medewerker.

Meer weten?

Meld u nu aan voor een speciale internet seminar over Toekomstbestendig Zorg door Lean Six Sigma

Met vriendelijke groet,

Peter

PS: Wilt u al uw vragen beantwoord krijgen over hoe uw team/afdeling/locatie/instelling toekomstbestendig kan maken? Schrijf dan nu in op Nederland eerste webinar over Lean Six Sigma in de Zorg.

M.Sc. Peter Herku MBA, Lean Six Sigma

055 – 737 00 02

06 – 55 30 10 94