Category Archives: Lean management

NO EXCUSE: Verantwoordelijkheidsgevoel is geen karaktereigenschap

Verantwoordelijkheidsgevoel: je hebt het of je hebt het niet. Niets is minder waar. Natuurlijk zijn er altijd van nature geboren leiders of mensen die meer begaan zijn met de medemens dan anderen, maar er bestaan wel degelijk technieken om verantwoordelijkheidsgevoel aan te scherpen. Dus geen excuses meer!

Wat houdt verantwoordelijkheid precies in?

Sommige banen en de bijbehorende taken vereisen veel verantwoordelijkheid. In de zorg gaat het vaak om mensenlevens. Het welzijn van de cliënt is van het grootste belang. Mensen met verantwoordelijkheidsgevoel zijn gekenmerkt door hun alerte houding. Ze stellen zichzelf voortdurend vragen: Waarom gaat dit mis? Kan dit beter, sneller of efficiënter? Ook beschikken ze over vaardigheden als besluitvaardigheid en zelfstandigheid. Verantwoordelijke mensen zien het als vanzelfsprekend om te letten op het welzijn van anderen in hun omgeving en zullen alarmsignalen of stressfactoren dan ook snel herkennen. Het gaat niet om verantwoordelijkheid afleggen, maar verantwoordelijkheid nemen!

Verantwoordelijkheidsgevoel ontwikkelen

Als jij verantwoordelijkheidsgevoel wilt ontwikkelen, zal je moeten leren om je automatische gedachten opzij te zetten. Is irritatie een bekend gevoel voor je? Denk je wel eens: ‘Waarom gebeurt dit nu alweer? Ik heb het ze nog zo gezegd; ze bekijken het zich maar!’ ? Probeer dan vooral dat gefrustreerde gevoel te laten varen en de volgende stappen te ondernemen om je verantwoordelijkheidsgevoel te ontwikkelen.

  • Denk niet meer in hokjes! Dit is namelijk het tegenovergestelde van verantwoordelijkheid. Wil je geen taken doen die volgens jou niet tot jouw functieomschrijving horen? Deze gedachte is niet bevorderlijk voor je carrière. Het toont een gebrek aan verantwoordelijkheid en zal de zorg voor de cliënt niet ten goede komen.
  • Probeer flexibel te zijn. Is het wel eens in je opgekomen om een paar uurtjes over te werken om deze belangrijke opdracht af te ronden? Zet die ‘mijn dienst is voorbij’ mentaliteit van je af en probeer de flexibiliteit te creëren om soms wat extra’s te doen. Nét iets meer doen dan gevraagd wordt, kan de kwaliteit van je zorglevering enorm verbeteren.
  • Vergeet de details niet. Vaak zit de kwaliteit van je service juist in de details. Oog hebben voor detail en alle puntjes op de ‘i’ weten te zetten betekent dat je verantwoordelijkheid neemt voor de geleverde kwaliteit.
  • Heb wat voor een ander over. Een helpende hand reiken aan je collega die in het werk verzuipt kan enorm welkom zijn. Neem de verantwoordelijkheid voor de organisatie en voor het welzijn van je collega. Dit zal heus niet  vergeten worden!
  • Vergeet je verantwoordelijkheid niet te delen. Als je dit niet durft, maak je het jezelf en je omgeving onnodig moeilijk. Mensen met een te groot verantwoordelijkheidsgevoel zijn uitermate kritisch en wijzen hun collega’s op alles wat er maar fout kan gaan. Dit geeft collega’s een onprettig gevoel en zorgt voor een vervelende samenwerking. Zet dat gevoel van beter kunnen van je af. Bedenk eens wat er nu werkelijk mis kan gaan. Dit is bijna nooit een onherstelbare fout.

 Durf jij de stap te nemen om verantwoordelijkheidsgevoel te ontwikkelen?

Wij kunnen je met onze Lean Six Sigma trainingen hier enorm bij helpen. Aan de hand van verbeterprojecten worden interne processen onder de loep genomen om te ontdekken welke input van belang is voor kwaliteitsbepalende resultaten. Vervolgens wordt bepaald wat de beste manier is om deze input te monitoren en het proces te optimaliseren om de kwaliteit te leveren die je voor je cliënten wilt waarborgen.

Lean Six Sigma werkt volgens een vaste projectvolgorde. Elke stap binnen het project wordt systematisch doorlopen aan de hand van het DMAIC principe, waarbij de letters staan voor Define, Measure, Analyze, Improve en Control. In het Nederlands worden deze fasen de Definitiefase, Meetfase Analysefase, Vebeterfase en Beheersfase genoemd. Voor iedere fase zal het projectteam enkele keren bij elkaar moeten komen om te brainstormen en ideeën uit te werken.

Dit kan alleen maar werken als iedereen in het projectteam zijn of haar verantwoordelijkheid neemt.

Als dit toch niet gebeurt, is het in het belang van het project en de organisatie om elkaar hierop aan te spreken. Ben jij er klaar voor om je verantwoordelijkheidsgevoel te nemen?

Bekijk dan ons aanbod aan trainingen!

Ook kun je contact met ons opnemen voor een vrijblijvend gesprek en advies.

Telefoon: +31 6 54 69 40 47

Email: michelle@herku.org

Waarom wordt Lean Six Sigma met haar overweldigende resultaten niet omarmd in de gezondheidszorg?

Als de resultaten van Lean Six Sigma daadwerkelijk zo overweldigend zijn, waarom wordt de methode dan niet door meer organisaties in de gezondheidszorg omarmd? Angst voor het onbekende. Lean Six Sigma is voor velen nog steeds een mysterieus begrip en zal dat ook blijven zolang gezondheidsinstanties niet te tijd nemen om dit concept te begrijpen en in hun harten te sluiten. Lean Six Sigma heeft de intentie om variaties en ‘non-value-added’ activiteiten in geleverde producten te reduceren. De gevolgen hiervan zijn namelijk lange doorlooptijden, hoge kosten, en slechte resultaten. Veel bedrijven zijn bezorgd over de moeilijkheidsgraad van de training en twijfelen over de vraag of hun personeel wel kundig genoeg is om dit concept te leren en toe te passen. Mogelijk voelen ze zich ook bedreigd door het al overschaduwende succes van Lean Six Sigma. Is het beter presteren door Lean Six Sigma een teken van zwakte in eigen kunnen?

Raak enthousiast over de methode

Toch is het zo dat, ondanks het feit dat Lean Six Sigma een aanzienlijke impact kan hebben op een organisatie, de implementatie ervan zonder slag of stoot kan plaatsvinden. Bedrijven kunnen ervoor kiezen om hun personeel een online training te laten doen, of een combinatie van online theorie, met projecten gecoacht door de consulterende organisatie. Dit heeft als voordeel dat de gezondheidsinstantie haar personeel tegelijkertijd kan trainen, samen met het bereiken van onmiddellijk resultaat.

De sleutel tot succesvolle implementatie van Lean Six Sigma ligt in handen van het management. Een enthousiast management team kan haar personeel motiveren en de sceptische gedachten uit de wereld helpen, terwijl ze tegelijkertijd haar mensen ruimte geeft om de nieuwe werkwijze toe te passen na het voltooien van de training.

Maar hoe zou Lean Six Sigma passen in de gezondheidszorg?

Als betrouwbare adviseur op het gebied van Lean Six Sigma voor zorg –en dienstverlening hebben wij ervaring op mogen doen in het toepassen van de methode op velerlei gebied. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • Het verhogen van de productiviteit in de thuiszorg
  • Minder overdrachten van zorgmedewerkers, zonder verlies van de controle
  • Een vermindering van de afwijking tussen de zzp-indicatie en de daadwerkelijk geleverde zorg
  • Tijdswinst door verbetering van de zorgadministratie.

En hoe groot mag de Return on Investment in de gezondheidszorg dan wel niet zijn?

Een doorsnee Lean Six Sigma project in de gezondheidszorg kan je een gemiddelde van €100.000 – €250.000 per jaar schelen, afhankelijk van de grootte van het bedrijf.  De essentie van de methode ligt in de kunde ‘to do more with less’. De focus ligt op kortdurende projecten waarmee veel resultaat te behalen valt. Zo was één van onze trainees in staat om de overdrachten binnen haar bedrijf te verkorten met 28% in 3,5 maand tijd. Daardoor had ze meer tijd over voor haar cliënten.

Ben je geïnteresseerd en wil je meer weten?

Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen voor een gratis en vrijblijvend adviesgesprek over onze trainingen.

Telefoon: +316 54 69 40 47

Email: michelle@herku.org

Mijn Oorlogsverklaring aan Bureaucratie in de Zorg

Ja, ik heb de oorlog verklaard aan papier, aan formulieren en het bureaucratie. Echt waar!

Dit overkwam me laatst:

We waren een project begonnen bij een van mijn privé cliënten, een zorginstelling, om de informatie uitwisseling voor nieuwe cliënten tussen de afdeling Intake en de Zorg afdelingen te verbeteren.

Om een betere “flow” te bewerkstelligen. Ze wilden het gestandaardiseerd hebben vanwege

de verschillende locaties van deze instelling, die allemaal hun eigen manier van werken hebben.

Toen ik ze vroeg over wat voor informatie ze het hadden, werd me verteld over de

verschillende rapporten die beide afdelingen gebruikten wanneer een nieuwe cliënt in hun

systeem werd ingevoerd.

 

Toen lieten ze me de rapporten zien.

….. En dat schokte me…..”

Ongelofelijk. Ik kon het echt niet geloven!

 

Naar aanleiding van een nieuwe cliënt moesten deze twee afdelingen 75 pagina’s  invullen!

75 pagina’s invullen alleen maar om met een nieuwe cliënt te beginnen! Ik zou liever geen

cliënten hebben 😉

Maar er was nog iets GROOTS dat me nog meer trof.

 

[green_tick_2_list width=”100%”]

  • 1. Was het dat ze zo veel rapporten opstelden?

Dat was zeker een groot probleem. Natuurlijk heb je te maken met belangrijke informatie over

de cliënt en zijn behoeften. Je wil geen fout maken tijdens de zorg, dus alle belangrijke

parameters moeten genoteerd worden.

 

  • 2. Was het dat ze meerdere rapporten hadden met soortgelijke informatie?

Als de Medewerker Intake bepaalde data intypte in het ene rapport, deed de medewerker Zorg

hetzelfde in een ander rapport. Wat een tijdverspilling!

Dat is een van de 8 verspillingen van LEAN. Dezelfde informatie meer dan één keer

invullen is een verspilling van tijd en intellect! Het moet ten alle tijden voorkomen worden!

Maar zelfs dat was niet wat me zo opviel en waar ik me zorgen over maakte.

 

  • 3. Was het dat ze al jaren op deze manier werkten?

Elke keer weer 75 pagina’s aan rapporten vol typen als je een nieuwe cliënt hebt kost je een

hoop geld. Jaar in, jaar uit. Je hebt het heel druk met zinloos papierwerk en je houdt geen tijd

over voor andere, belangrijkere taken. Logisch dat zo iets schokkend overkomt.

[/green_tick_2_list]

Maar wat me echt diep raakte was …..

Wat denkt u dat het was?

Ik zal het u vertellen maar eerst…

[content_box_yellow width=”75%”]

Vraag een vrijblijvend scan aan en ontdek hoe u Lean Six Sigma kan inzetten voor de meest effectieve verbetering van de kwaliteit en doelmatigheid van de Zorg.

[/content_box_yellow]

 

Stuur een e-mail naar peter.herku@gmail.com

Bereik meer.

Hartelijke groeten,

Peter

 

Casus: Lean Six Sigma bij Vivantes

Dit artikel was publiceer in de nieuwsbrief van In voor Zorg.

In voor zorg-coach Peter Herku heeft van zomer 2010 tot maart 2012 het In voor zorg-traject bij Vivantes Zorggroep begeleid. Dit traject stond in het teken van Lean Six Sigma en het belangrijkste doel was toekomstbestendigheid. ‘Binnen dit traject heb ik samen met de organisatie 13 verbeterprojecten uitgevoerd, met een concrete besparing van 500.000 euro op jaarbasis. Maar dat is eigenlijk een neveneffect van de vereenvoudiging van werkprocessen en de verbetering van zorgkwaliteit’, vertelt Peter Herku.

Net zoals bij andere zorgorganisaties krijgt Vivantes te maken met uitdagingen in de vorm van vergrijzing, uitstroom van medewerkers en dalende budgetten. Peter Herku vertelt: ‘De directeur V&V van Vivantes klopte bij In voor zorg! aan voor ondersteuning. Zij was al bekend met Lean en wilde graag iemand van buiten de zorg als adviseur aanstellen op het gebied van bedrijfsprocessen. Mijn ervaring sloot goed aan bij deze ondersteuningsvraag. Ik heb chemische technologie gestudeerd, daarna mijn MBA gehaald en vervolgens ca. 13 jaar financiële ervaring opgedaan. Toen ben ik bij diverse bedrijven binnen de productie en technische dienstverlening aan de slag gegaan met Lean Six Sigma. Hierdoor heb ik veel verschillende dingen gezien en meegemaakt.’

80/20-regel

Lean Six Sigma omvat meer dan 100 verschillende technieken. Bij Lean Six Sigma draait het niet puur om efficiency. ‘Het gaat daar ook om het verminderen van de variatie in het proces en de uitkomst hiervan voorspelbaar te maken. Ik zal een voorbeeld geven: medicijnen kunnen aan cliënten uitgedeeld worden in de kamer, op de gang of in het restaurant. Dit zijn 3 varianten op één werkproces, door terug te gaan naar één variant kun je tijd en geld besparen, legt Peter Herku uit. ‘Om Lean Six Sigma toepasbaar te maken binnen de zorg, moeten deze technieken vereenvoudigd worden. Als je dit niet doet, kun je er niet concreet mee aan de slag met medewerkers die niet thuis zijn in de materie. Ook bij Lean Six Sigma geldt de 80/20-regel. Dit betekent dat 20% van de technieken 80% van de problemen oplost. Door het versimpelen van de technieken wordt het begrijpelijk voor zowel de thuiszorgmedewerker en zorghulp als de financieel directeur en de manager Thuiszorg.’

Pareto & Flowchart

Vivantes gebruikte tijdens haar transitietraject meerdere technieken. De flowchart proces diagrammen werden ingezet in de Definitiefase. ‘Je gaat dan kijken welk proces ten grondslag ligt aan het probleem. De stappen van dit proces breng je gedetailleerd in beeld. Zo kun je bijvoorbeeld kijken welke verspillingen er zijn’, vertelt Peter Herku: ‘Als je een probleem op wilt lossen, dan loop je tegen meerdere aspecten van dit probleem aan. Bij Vivantes kregen de medewerkers bijvoorbeeld te veel alarmmeldingen binnen. Bij het ontleden van dit probleem met de Pareto-analyse, ontdekten we dat 85% van de onterechte alarmmeldingen afkomstig was van 9 cliënten. Dit was een verrassend inzicht, want medewerkers verwachtten dat het heel anders in elkaar zat. Nu konden zij zich bij de probleemoplossing focussen op deze 9 cliënten.’

Verbeteringen in de praktijk

Peter Herku heeft bij Vivantes 13 verbeterprojecten doorgevoerd. Hij vertelt over enkele successen die hij samen met Vivantes bereikt heeft: ‘We hebben de administratieve werkzaamheden verminderd. Zo ontdekten we dat bij de overdracht op een locatie per dag 21 mensen betrokken waren, die elk gemiddeld 11 minuten bezig waren met deze overdracht. Het nut hiervan was niet duidelijk. Binnen het verbetertraject hebben we het aan mensen dat zich bezighield met een overdracht met 67% verminderd naar 7 mensen. Ook de gemiddelde duur van zo’n overdracht is met 28% afgenomen van 11 naar 8 minuten. Zo blijft er nu per dag 3 uur over. Die tijd komt ten goede aan de cliënten en daarmee aan de kwaliteit van de geleverde zorg.’ Ook bij de andere verbeterprojecten werden concrete resultaten geboekt. Peter Herku vervolgt zijn verhaal: ‘De medewerkers bij de cliëntadministratie moesten 42x per dag omschakelen naar een andere taak. Dit betekende dat zij maar 10-13 minuten per taak hadden, en vaak nog korter. Dit had een hoge werkdruk tot gevolg, veroorzaakte stress onder de medewerkers en zorgde ervoor dat zij fouten maakten. Doordat de werkwijze is aangepast, is het aantal omschakelingen met 52% verlaagd. Er is nu meer rust op de afdeling. Laatst was er iemand ziek, en zelfs dat is geen probleem voor de bezetting.’

Tips collega-adviseurs van In voor zorg!

Peter Herku heeft tot slot nog enkele tips voor In voor zorg-adviseurs die een vergelijkbaar traject uitvoeren: ‘Ik denk dat je kracht als adviseur onder andere zit in het stellen van kritische vragen bij alles: dingen die niet logisch zijn, iets dat opvalt, processen die geen duidelijk nut hebben, enzovoorts. Het is heel belangrijk om de directie/raad van bestuur/managementteam te ondersteunen, en mee te krijgen bij het traject. Natuurlijk zijn de medewerkers ook belangrijk maar zonder top down ondersteuning stopt het veranderproces heel snel; het management moet er prioriteit aan willen en kunnen geven en medewerkers de ruimte bieden om ermee aan de slag te gaan. De medewerkers moeten, bottum up, de knelpunten van de organisatie identificeren. Alle niveaus van de organisatie moeten betrokken worden bij het traject; dat maakt het tot een succes. Daarnaast is het belangrijk om heel gestructureerd te werken, consequent projectbesprekingen te houden en niet los te laten. Ook moet je alle problemen meetbaar maken, zo kun je aangeven “daar zijn we geweest” en “nu zijn we daar”. Als je dat laatste ook nog inzichtelijk kunt maken in tastbare euro’s, dan is het plaatje compleet.’

Veranderingen waarborgen

Het In voor zorg-traject bij Vivantes is inmiddels afgerond. Uiteraard houdt een veranderingsproces binnen een organisatie niet op als een In voor zorg-traject is afgelopen. Op dit moment worden er bij Vivantes ongeveer 70 mensen getraind in Lean Six Sigma. Zij kunnen dan vervolgens zelfstandig hiermee aan de slag. ‘De veranderingen moet je waarborgen en daarom werk ik op dit moment ook nog bij Vivantes. Zo kan ik de medewerkers van Vivantes een spiegel voorhouden en tegelijkertijd zorgen voor een stok achter de deur’, zo sluit In voor zorg-coach Peter Herku zijn verhaal over Vivantes af.

Wilt u uw organisatie ook toekomstbestendig maken met behulp van een praktisch, overzichtelijke methode?

Bel nu voor een vrijblijvend afspraak met Peter Herku van Lean Six Sigma in de Zorg op 055-7370002.