Category Archives: Lean Six Sigma voorbeeld

Waarom wordt Lean Six Sigma met haar overweldigende resultaten niet omarmd in de gezondheidszorg?

Als de resultaten van Lean Six Sigma daadwerkelijk zo overweldigend zijn, waarom wordt de methode dan niet door meer organisaties in de gezondheidszorg omarmd? Angst voor het onbekende. Lean Six Sigma is voor velen nog steeds een mysterieus begrip en zal dat ook blijven zolang gezondheidsinstanties niet te tijd nemen om dit concept te begrijpen en in hun harten te sluiten. Lean Six Sigma heeft de intentie om variaties en ‘non-value-added’ activiteiten in geleverde producten te reduceren. De gevolgen hiervan zijn namelijk lange doorlooptijden, hoge kosten, en slechte resultaten. Veel bedrijven zijn bezorgd over de moeilijkheidsgraad van de training en twijfelen over de vraag of hun personeel wel kundig genoeg is om dit concept te leren en toe te passen. Mogelijk voelen ze zich ook bedreigd door het al overschaduwende succes van Lean Six Sigma. Is het beter presteren door Lean Six Sigma een teken van zwakte in eigen kunnen?

Raak enthousiast over de methode

Toch is het zo dat, ondanks het feit dat Lean Six Sigma een aanzienlijke impact kan hebben op een organisatie, de implementatie ervan zonder slag of stoot kan plaatsvinden. Bedrijven kunnen ervoor kiezen om hun personeel een online training te laten doen, of een combinatie van online theorie, met projecten gecoacht door de consulterende organisatie. Dit heeft als voordeel dat de gezondheidsinstantie haar personeel tegelijkertijd kan trainen, samen met het bereiken van onmiddellijk resultaat.

De sleutel tot succesvolle implementatie van Lean Six Sigma ligt in handen van het management. Een enthousiast management team kan haar personeel motiveren en de sceptische gedachten uit de wereld helpen, terwijl ze tegelijkertijd haar mensen ruimte geeft om de nieuwe werkwijze toe te passen na het voltooien van de training.

Maar hoe zou Lean Six Sigma passen in de gezondheidszorg?

Als betrouwbare adviseur op het gebied van Lean Six Sigma voor zorg –en dienstverlening hebben wij ervaring op mogen doen in het toepassen van de methode op velerlei gebied. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • Het verhogen van de productiviteit in de thuiszorg
  • Minder overdrachten van zorgmedewerkers, zonder verlies van de controle
  • Een vermindering van de afwijking tussen de zzp-indicatie en de daadwerkelijk geleverde zorg
  • Tijdswinst door verbetering van de zorgadministratie.

En hoe groot mag de Return on Investment in de gezondheidszorg dan wel niet zijn?

Een doorsnee Lean Six Sigma project in de gezondheidszorg kan je een gemiddelde van €100.000 – €250.000 per jaar schelen, afhankelijk van de grootte van het bedrijf.  De essentie van de methode ligt in de kunde ‘to do more with less’. De focus ligt op kortdurende projecten waarmee veel resultaat te behalen valt. Zo was één van onze trainees in staat om de overdrachten binnen haar bedrijf te verkorten met 28% in 3,5 maand tijd. Daardoor had ze meer tijd over voor haar cliënten.

Ben je geïnteresseerd en wil je meer weten?

Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen voor een gratis en vrijblijvend adviesgesprek over onze trainingen.

Telefoon: +316 54 69 40 47

Email: michelle@herku.org

Mijn Oorlogsverklaring aan Bureaucratie in de Zorg

Ja, ik heb de oorlog verklaard aan papier, aan formulieren en het bureaucratie. Echt waar!

Dit overkwam me laatst:

We waren een project begonnen bij een van mijn privé cliënten, een zorginstelling, om de informatie uitwisseling voor nieuwe cliënten tussen de afdeling Intake en de Zorg afdelingen te verbeteren.

Om een betere “flow” te bewerkstelligen. Ze wilden het gestandaardiseerd hebben vanwege

de verschillende locaties van deze instelling, die allemaal hun eigen manier van werken hebben.

Toen ik ze vroeg over wat voor informatie ze het hadden, werd me verteld over de

verschillende rapporten die beide afdelingen gebruikten wanneer een nieuwe cliënt in hun

systeem werd ingevoerd.

 

Toen lieten ze me de rapporten zien.

….. En dat schokte me…..”

Ongelofelijk. Ik kon het echt niet geloven!

 

Naar aanleiding van een nieuwe cliënt moesten deze twee afdelingen 75 pagina’s  invullen!

75 pagina’s invullen alleen maar om met een nieuwe cliënt te beginnen! Ik zou liever geen

cliënten hebben 😉

Maar er was nog iets GROOTS dat me nog meer trof.

 

[green_tick_2_list width=”100%”]

  • 1. Was het dat ze zo veel rapporten opstelden?

Dat was zeker een groot probleem. Natuurlijk heb je te maken met belangrijke informatie over

de cliënt en zijn behoeften. Je wil geen fout maken tijdens de zorg, dus alle belangrijke

parameters moeten genoteerd worden.

 

  • 2. Was het dat ze meerdere rapporten hadden met soortgelijke informatie?

Als de Medewerker Intake bepaalde data intypte in het ene rapport, deed de medewerker Zorg

hetzelfde in een ander rapport. Wat een tijdverspilling!

Dat is een van de 8 verspillingen van LEAN. Dezelfde informatie meer dan één keer

invullen is een verspilling van tijd en intellect! Het moet ten alle tijden voorkomen worden!

Maar zelfs dat was niet wat me zo opviel en waar ik me zorgen over maakte.

 

  • 3. Was het dat ze al jaren op deze manier werkten?

Elke keer weer 75 pagina’s aan rapporten vol typen als je een nieuwe cliënt hebt kost je een

hoop geld. Jaar in, jaar uit. Je hebt het heel druk met zinloos papierwerk en je houdt geen tijd

over voor andere, belangrijkere taken. Logisch dat zo iets schokkend overkomt.

[/green_tick_2_list]

Maar wat me echt diep raakte was …..

Wat denkt u dat het was?

Ik zal het u vertellen maar eerst…

[content_box_yellow width=”75%”]

Vraag een vrijblijvend scan aan en ontdek hoe u Lean Six Sigma kan inzetten voor de meest effectieve verbetering van de kwaliteit en doelmatigheid van de Zorg.

[/content_box_yellow]

 

Stuur een e-mail naar peter.herku@gmail.com

Bereik meer.

Hartelijke groeten,

Peter

 

Verbeteren inwerken nieuwe (zorg)medewerker met Lean Six Sigma

De oorspronkelijke titel van dit artikel was: “Wat heeft de ombouwtijd van een machine te maken met het verbeteren van het inwerken van een zorgmedewerker?” Maar bij nader inzien werd dit te lang, dus heb ik voor een andere titel gekozen. Het onderwerp blijft hetzelfde…

Inwerken gebeurt zo…

U bent al maanden op zoek naar een nieuwe zorgmedewerker. Die zijn schaars, moeilijk te vinden terwijl uw medewerkers op hun tenen lopen. Er is veel druk op het rooster.

Eindelijk is het zover: uw nieuwe zorgmedewerker heeft het contract getekend en kan beginnen. U heeft al uw plannen klaar over hoe deze medewerker zo efficiënt mogelijk wordt ingewerkt.

Want u wil toch een versterking van uw team met hoge zorgkwaliteit, toch?

…maar de druk op u rooster is groooot!

Dus de nieuwe medewerker wordt al heel snel ingeroosterd. Uw inwerkprogramma heeft maar heel even gewerkt: na enkele dagen wordt er al niet meer naar gekeken. “Er moet gewerkt worden!”

Het resultaat: de nieuwe medewerker is niet goed ingewerkt, het duurt te lang voordat zij/hij het gevoel heeft dat ze zelfstandig kan werken. Hierdoor is de geleverde zorgkwaliteit niet altijd voldoende en er wordt onnodig veel beslag gelegd op de overige medewerkers n.a.v. vragen, hulp, uitleg, enz.

Kans is groot dat de nieuwe medewerker vroegtijdig afhaakt of u komt – er soms te laat door dat gehaast– achter dat de medewerker toch niet geschikt is.

Herkent u dit probleem?

Lean Six Sigma project: Verbeteren inwerken nieuwe medewerker

Bij een van de zorginstellingen waar ik een verbeterproject coach op basis van mijn Lean Six Sigma In De Zorg methode hebben we een project gestart omtrent inwerken zorgmedewerkers met als doel: de nieuwe medewerker zo snel mogelijk in staat te stellen om zelfstanding haar zorgtaken te kunnen verrichten met de hoogst mogelijke kwaliteit.

Bij het meten en analyseren van het probleem bleek dat er …

  • Geen structuur was in het inwerken
  • Er waren geen geschikte mentoren aangewezen bij de nieuwe medewerkers
  • Waar wel een programma aanwezig was, was door drukte niet uitgevoerd

Er was gewoon geen tijd (vrij gezet) om mensen goed in te werken.

Inwerken en ombouwtijd  van een machine

Wat heeft het inwerken te maken met de ombouwtijd van machines???

Toen ik naar het Lean Six Sigma projectteam zat te luisteren, moest ik denken aan een van de Lean Manufacturing principes.

Ombouwtijd van een machine is een verspilling want de machine kan niet produceren omdat hij wordt omgesteld.

Om deze  tijdverspilling te verminderen, adviseer ik bedrijven om van de interne activiteiten (ombouwactiviteiten waarbij de machine gestopt moet worden) zo veel mogelijk om te zetten naar externe activiteit (die uitgevoerd kunnen worden tijdens productie).

Met andere woorden: zo veel mogelijk voorbereidingen treffen nog tijdens het draaien van de machine zodat stilstand heel kort wordt. Denk aan de formule 1 pitstop zoals hieronder…maar dan net iest beter 😉

 

Dit vertaald naar het inwerken…

Het team heeft afgesproken dat we alle belangrijke onderdelen van het inwerken gaan vastleggen in de vorm van korte video’s.  Dit aan de hand van een checklist.

Zaken die nu tijdens een normale werkdag (min of meer) worden uitgelegd aan de nieuwe zorgmedewerker, kan al van tevoren worden vastgeld en worden bestudeerd door de nieuwkomer.

Denk aan de volgende onderwerpen:

  • Rondleiding in het gebouw
  • Rondleiding op de afdeling
  • Overdrachten, dienstrooster, ORT lijst
  • Melding incidenten, klachten, cliëntendossier
  • Enz.

Deze informatie wordt ruim vóór aanvang 1e dag uitgereikt aan de nieuwe medewerker zodat zij/hij zich kan voorbereiden en met een hogere mate van zelfvertrouwen kan beginnen.

Resultaat verbeterd inwerken zorgmedewerker

Op deze manier kunnen de medewerkers zich beter voorbereiden voor de start. Op de 1e dag al hebben zij het gevoel dat ze de omgeving beter kennen en ook waar ze informatie moeten halen.

De druk op de medewerkers die het inwerken begeleiden (mentoren) wordt een stuk minder omdat zij kunnen focussen op het beantwoorden van vragen n.a.v. het video materiaal.

Medewerkers kunnen sneller hogere  productiviteit halen en de kwaliteit van de zorg zal eerder toenemen.

Tevreden cliënt, tevreden medewerker.

Meer weten?

Meld u nu aan voor een speciale internet seminar over Toekomstbestendig Zorg door Lean Six Sigma

Met vriendelijke groet,

Peter

PS: Wilt u al uw vragen beantwoord krijgen over hoe uw team/afdeling/locatie/instelling toekomstbestendig kan maken? Schrijf dan nu in op Nederland eerste webinar over Lean Six Sigma in de Zorg.

M.Sc. Peter Herku MBA, Lean Six Sigma

055 – 737 00 02

06 – 55 30 10 94