Category Archives: Lean Six Sigma

NO EXCUSE: Verantwoordelijkheidsgevoel is geen karaktereigenschap

Verantwoordelijkheidsgevoel: je hebt het of je hebt het niet. Niets is minder waar. Natuurlijk zijn er altijd van nature geboren leiders of mensen die meer begaan zijn met de medemens dan anderen, maar er bestaan wel degelijk technieken om verantwoordelijkheidsgevoel aan te scherpen. Dus geen excuses meer!

Wat houdt verantwoordelijkheid precies in?

Sommige banen en de bijbehorende taken vereisen veel verantwoordelijkheid. In de zorg gaat het vaak om mensenlevens. Het welzijn van de cliënt is van het grootste belang. Mensen met verantwoordelijkheidsgevoel zijn gekenmerkt door hun alerte houding. Ze stellen zichzelf voortdurend vragen: Waarom gaat dit mis? Kan dit beter, sneller of efficiënter? Ook beschikken ze over vaardigheden als besluitvaardigheid en zelfstandigheid. Verantwoordelijke mensen zien het als vanzelfsprekend om te letten op het welzijn van anderen in hun omgeving en zullen alarmsignalen of stressfactoren dan ook snel herkennen. Het gaat niet om verantwoordelijkheid afleggen, maar verantwoordelijkheid nemen!

Verantwoordelijkheidsgevoel ontwikkelen

Als jij verantwoordelijkheidsgevoel wilt ontwikkelen, zal je moeten leren om je automatische gedachten opzij te zetten. Is irritatie een bekend gevoel voor je? Denk je wel eens: ‘Waarom gebeurt dit nu alweer? Ik heb het ze nog zo gezegd; ze bekijken het zich maar!’ ? Probeer dan vooral dat gefrustreerde gevoel te laten varen en de volgende stappen te ondernemen om je verantwoordelijkheidsgevoel te ontwikkelen.

  • Denk niet meer in hokjes! Dit is namelijk het tegenovergestelde van verantwoordelijkheid. Wil je geen taken doen die volgens jou niet tot jouw functieomschrijving horen? Deze gedachte is niet bevorderlijk voor je carrière. Het toont een gebrek aan verantwoordelijkheid en zal de zorg voor de cliënt niet ten goede komen.
  • Probeer flexibel te zijn. Is het wel eens in je opgekomen om een paar uurtjes over te werken om deze belangrijke opdracht af te ronden? Zet die ‘mijn dienst is voorbij’ mentaliteit van je af en probeer de flexibiliteit te creëren om soms wat extra’s te doen. Nét iets meer doen dan gevraagd wordt, kan de kwaliteit van je zorglevering enorm verbeteren.
  • Vergeet de details niet. Vaak zit de kwaliteit van je service juist in de details. Oog hebben voor detail en alle puntjes op de ‘i’ weten te zetten betekent dat je verantwoordelijkheid neemt voor de geleverde kwaliteit.
  • Heb wat voor een ander over. Een helpende hand reiken aan je collega die in het werk verzuipt kan enorm welkom zijn. Neem de verantwoordelijkheid voor de organisatie en voor het welzijn van je collega. Dit zal heus niet  vergeten worden!
  • Vergeet je verantwoordelijkheid niet te delen. Als je dit niet durft, maak je het jezelf en je omgeving onnodig moeilijk. Mensen met een te groot verantwoordelijkheidsgevoel zijn uitermate kritisch en wijzen hun collega’s op alles wat er maar fout kan gaan. Dit geeft collega’s een onprettig gevoel en zorgt voor een vervelende samenwerking. Zet dat gevoel van beter kunnen van je af. Bedenk eens wat er nu werkelijk mis kan gaan. Dit is bijna nooit een onherstelbare fout.

 Durf jij de stap te nemen om verantwoordelijkheidsgevoel te ontwikkelen?

Wij kunnen je met onze Lean Six Sigma trainingen hier enorm bij helpen. Aan de hand van verbeterprojecten worden interne processen onder de loep genomen om te ontdekken welke input van belang is voor kwaliteitsbepalende resultaten. Vervolgens wordt bepaald wat de beste manier is om deze input te monitoren en het proces te optimaliseren om de kwaliteit te leveren die je voor je cliënten wilt waarborgen.

Lean Six Sigma werkt volgens een vaste projectvolgorde. Elke stap binnen het project wordt systematisch doorlopen aan de hand van het DMAIC principe, waarbij de letters staan voor Define, Measure, Analyze, Improve en Control. In het Nederlands worden deze fasen de Definitiefase, Meetfase Analysefase, Vebeterfase en Beheersfase genoemd. Voor iedere fase zal het projectteam enkele keren bij elkaar moeten komen om te brainstormen en ideeën uit te werken.

Dit kan alleen maar werken als iedereen in het projectteam zijn of haar verantwoordelijkheid neemt.

Als dit toch niet gebeurt, is het in het belang van het project en de organisatie om elkaar hierop aan te spreken. Ben jij er klaar voor om je verantwoordelijkheidsgevoel te nemen?

Bekijk dan ons aanbod aan trainingen!

Ook kun je contact met ons opnemen voor een vrijblijvend gesprek en advies.

Telefoon: +31 6 54 69 40 47

Email: michelle@herku.org

Waarom wordt Lean Six Sigma met haar overweldigende resultaten niet omarmd in de gezondheidszorg?

Als de resultaten van Lean Six Sigma daadwerkelijk zo overweldigend zijn, waarom wordt de methode dan niet door meer organisaties in de gezondheidszorg omarmd? Angst voor het onbekende. Lean Six Sigma is voor velen nog steeds een mysterieus begrip en zal dat ook blijven zolang gezondheidsinstanties niet te tijd nemen om dit concept te begrijpen en in hun harten te sluiten. Lean Six Sigma heeft de intentie om variaties en ‘non-value-added’ activiteiten in geleverde producten te reduceren. De gevolgen hiervan zijn namelijk lange doorlooptijden, hoge kosten, en slechte resultaten. Veel bedrijven zijn bezorgd over de moeilijkheidsgraad van de training en twijfelen over de vraag of hun personeel wel kundig genoeg is om dit concept te leren en toe te passen. Mogelijk voelen ze zich ook bedreigd door het al overschaduwende succes van Lean Six Sigma. Is het beter presteren door Lean Six Sigma een teken van zwakte in eigen kunnen?

Raak enthousiast over de methode

Toch is het zo dat, ondanks het feit dat Lean Six Sigma een aanzienlijke impact kan hebben op een organisatie, de implementatie ervan zonder slag of stoot kan plaatsvinden. Bedrijven kunnen ervoor kiezen om hun personeel een online training te laten doen, of een combinatie van online theorie, met projecten gecoacht door de consulterende organisatie. Dit heeft als voordeel dat de gezondheidsinstantie haar personeel tegelijkertijd kan trainen, samen met het bereiken van onmiddellijk resultaat.

De sleutel tot succesvolle implementatie van Lean Six Sigma ligt in handen van het management. Een enthousiast management team kan haar personeel motiveren en de sceptische gedachten uit de wereld helpen, terwijl ze tegelijkertijd haar mensen ruimte geeft om de nieuwe werkwijze toe te passen na het voltooien van de training.

Maar hoe zou Lean Six Sigma passen in de gezondheidszorg?

Als betrouwbare adviseur op het gebied van Lean Six Sigma voor zorg –en dienstverlening hebben wij ervaring op mogen doen in het toepassen van de methode op velerlei gebied. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • Het verhogen van de productiviteit in de thuiszorg
  • Minder overdrachten van zorgmedewerkers, zonder verlies van de controle
  • Een vermindering van de afwijking tussen de zzp-indicatie en de daadwerkelijk geleverde zorg
  • Tijdswinst door verbetering van de zorgadministratie.

En hoe groot mag de Return on Investment in de gezondheidszorg dan wel niet zijn?

Een doorsnee Lean Six Sigma project in de gezondheidszorg kan je een gemiddelde van €100.000 – €250.000 per jaar schelen, afhankelijk van de grootte van het bedrijf.  De essentie van de methode ligt in de kunde ‘to do more with less’. De focus ligt op kortdurende projecten waarmee veel resultaat te behalen valt. Zo was één van onze trainees in staat om de overdrachten binnen haar bedrijf te verkorten met 28% in 3,5 maand tijd. Daardoor had ze meer tijd over voor haar cliënten.

Ben je geïnteresseerd en wil je meer weten?

Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen voor een gratis en vrijblijvend adviesgesprek over onze trainingen.

Telefoon: +316 54 69 40 47

Email: michelle@herku.org

Worden patiënten sneller naar huis gestuurd om het sterftecijfer te drukken?

Nu wordt een laag sterftecijfer voor een ziekenhuis nog geïnterpreteerd als een indicatie voor goede zorg. Volgens onderzoekers van UMC Utrecht en Erasmus MC kan dit ook betekenen dat patiënten korter dan elders in het ziekenhuis liggen.

De verantwoordelijkheid van het ziekenhuis voor patiënten stopt niet bij de deur

De kwaliteit van Nederlandse ziekenhuizen wordt niet goed gemeten. Zo zou je de conclusie van de Nederlandse onderzoekers die deze week door het British Medical Journal is gepubliceerd, kunnen interpreteren. De onderzoekers ontdekten dat ziekenhuizen met een laag aantal sterfgevallen in het ziekenhuis (hetgeen nu als kwaliteitsindicator gemeten wordt), juist een relatief hoog sterftecijfer na ontslag hebben. Zij stellen daarom dat het overlijden van patiënten thuis, binnen 30 dagen na ontslag uit het ziekenhuis, ook meegerekend zou moeten worden. Tevens vinden zij dat de kwaliteit van een ziekenhuis moeilijk af te lezen is uit dit ene cijfer, aangezien patiënten dan nog steeds niet weten of het ziekenhuis waar ze worden behandeld goed presteert als het gaat om hun individuele aandoening (UMC Utrecht, 2013).

 “You can expect what you inspect”

– William Edwards Deming – uitvinder van de PDCA (Plan Do Check Act).

Oftewel, je krijgt wat je meet. Het is dus essentieel om hierin de juiste keuzes te maken. Met deze onderzoeksbevindingen wordt een typisch probleem aangestipt: hoe kun je met behulp van eenvoudig te interpreteren cijfers de kwaliteit van een zorgorganisatie monitoren? De bereidheid is er. Terecht, want de gevolgen van gebrekkige kwaliteit in de zorg zijn niet gering. Maar hoe weet je welke cijfers je in de gaten moet houden? En wat doe je vervolgens met al die grafieken, tabellen en wijzertjes op je management dashboard?

De sleutel naar succes

Herku Lean Six Sigma Centre helpt zorginstellingen bij het zoeken naar oplossingen voor hun vraagstukken en ondersteunt organisaties bij het implementeren hiervan.

Het doel? Samen de zorg beter maken. Hoe? Door samen met jou gebruik te maken van de meest effectieve methoden en technieken van Lean Six Sigma, een wereldwijd bewezen en toegepaste verbetermethodiek, waarin interne processen onder de loep genomen worden om te ontdekken welke input van belang is voor kwaliteitsbepalende resultaten, voor in dit geval de zorg in Nederlandse ziekenhuizen.

Vervolgens bepalen we de beste manier om deze input te monitoren en het proces te optimaliseren om de kwaliteit te leveren die je voor je cliënten wilt waarborgen. Dit maakt dat je als manager gerichte aandacht kunt hebben voor de belangrijkste cijfers en snel bij kunt sturen waar en wanneer dit nodig is.

Weet ons te vinden

Ben je geïnteresseerd in wat wij voor jou kunnen betekenen in het behalen van optimale resultaten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek, of klik hier voor een overzicht van de verschillende Lean Six Sigma opleidingen in de Zorg.

Wat hebben 4 vuilniswagens te maken met Lean Six Sigma?

Iedere vrijdag morgen breng ik 2 van mijn kinderen naar school. Het is altijd een beetje een haastig gebeuren…… Hoe mijn vrouw dat altijd voor elkaar krijgt?

Maar uiteindelijk zitten we meestal wel op tijd in de auto, tassen, jassen, ….of is het ook nog “wieltjesdag?”.

Helaas zijn wij dan niet de enigen op de weg want uitgerekend op vrijdagochtend wordt het vuilnis opgehaald. Terwijl ook andere vaders en moeders door de smalle straten haasten om hun kinderen netjes op tijd op school te krijgen, worden ze geblokkeerd door de vuilnisman met zijn vrachtwagen.

En dat precies tijdens het spitsuur in de woonwijk!

Soms wijk ik af van mijn route in een poging de vuilniswagen te ontwijken maar dan beland ik in een andere opstopping van mede “ontwijkers”.

Tijdens zo’n vrijdagochtend heb ik 4 ontmoetingen met de vuilniswagen, 2 keer op weg naar school toe en 2 keer op de weg terug naar huis.

Ja, echt 4 keer per ochtend!

Heel vervelend!

Dit zette mij aan het denken over de vaak gestelde vraag:

”Hoe kan Lean Six Sigma ingezet worden in mijn werk?”

Klaarblijkelijk heeft het gemeentebestuur geen weet van Lean Six Sigma anders zouden ze zichzelf de vraag hebben gesteld: “Hoe kunnen wij onze burgers het best van dienst zijn?”

Zij zouden zich dan realiseren- tijdens de Definitie fase van hun Lean Six Sigma project – wat de belangrijkste factoren zijn van klanttevredenheid in termen van Kwaliteit, Kosten en Tijd. Juist voor deze analyse heb ik een effectieve tool ontwikkeld met de naam: Klantenmatrix.

Deze matrix zou laten zien bij de wensen van de klant m.b.t. TIJD dat het weliswaar belangrijk is dat vuilnis op een regelmatige basis wordt opgehaald maar dat het tijdstip van de dag minder belangrijk is zolang er maar geen files en opstoppingen door worden veroorzaakt.

De klanttevredenheid zou stijgen als de vuilniswagen maar 1 uur later zou komen!

Als je Lean Six Sigma wil toepassen in je werk , stel je zelf dan steeds de vraag: “Hoe kan ik mijn klant, patiënt of collega beter bedienen?

Denk aan elk aspect van de interactie met uw klanten.

Dat is het moment dat u Lean Six Sigma gaat toepassen.

Zo doen wij het in onze Yellow Belt, Green Belt en Black Belt programma’s. Al deze opleidingen zijn ook in het Nederlands beschikbaar.

Meld u nu aan op één van onze programma’s en leer allen wat belangrijk is nl. dat 20% van de methode waarmee 80% van uw problemen kunt oplossen.

Doe met ons mee voor meer werkplezier en resultaat.

Met vriendelijke groeten,

 

Peter Herku

 

Lean Six Sigma Opleiding in de Zorg

Om van 2012 een andere jaar te maken wat betreft kwaliteit en efficiency in de Zorg, we starten met een specifieke Lean Six Sigma opleidingsprogramma voor de Zorg.

Zoals andere zorginstellingen, je kunt ook de volgende resultaten bereiken met dit programma:

  • Verminderen aantal overdrachten van zorgmedewerkers met 45% zonder verlies van controle
  • Verminderen de afwijking tussen de zzp-indicatie en de geleverde zorg met 42% zonder verlies van zorgkwaliteit
  • Verhogen productiviteit van de Thuiszorg met 5% zonder harder te moeten werken
  • Verbeteren efficiency Zorgadministratie om 40 uur extra te winnen zonder aannemen van extra medewerkers

Er zijn 3 niveau’s waaruit je kunt kiezen m.b.t. de Lean Six Sigma Opleiding in de Zorg:

1. Yellow Belt

2. Green Belt

3. Black Belt

——————————————
1. Yellow Belt is een korte, online zelfstudie (e-learning) over de basis principes van Lean Six Sigma verbeterprogramma en hoe dit werkt in de Zorg.

Er volgt een online test en als je daar min. 80% haalt, ontvang je een Lean Six Sigma Yellow Belt Certificaat.

Dit programma is bedoeld voor medewerkers en managers uit de Zorg die geen Lean Six Sigma verbeterprojecten gaan leiden maar eventueel deel (gaan) nemen aan zo’n teamwerk of overwegen om in de toekomst met Lean Six Sigma te starten.

Tijdsinvestering: +/- 6 uur in totaal

Deze opleiding kost 197 euro (eenmalig) en is inclusief downloadable training materiaal, eenmalig proef examen met persoonlijke feedback over jouw resultaten.

2. Green Belt
Online training voor managers in de Zorg die Lean Six Sigma verbeterprojecten willen leiden naast hun dagelijkse werk.

Tijdsinvestering: 8 – 10 uur studie en wekelijks 1,5 tot 2 uur teambespreking 6 maanden lang om de theorie toe te passen en daarmee het eerste Lean Six Sigma verbeterproject met sucess af te ronden.

De kosten zijn 997 euro (eenmalig) en je ontvangt persoonlijke begeleiding voor project identificatie/selectie bij het begin. Daarna ontvang je maandelijks feedback m.b.t. jouw voortgang. Dit n.a.v. jouw projectdocumentatie.

Ook ontvang je de trainingmateriaal in downloadable form incl presentaties, sjablonen, e.d.

Prestatiegarantie: als je niet tevreden bent met jouw projectresultaat en vanuit jouw projectdocumentatie duidelijk blijkt dat je mijn aanbevelingen hebt opgevolgd, dan krijg je jouw betaling terug en je kunt het materiaal houden.

Na sucessvolle afsluiting van jouw project ontvang je een Lean Six Sigma Green Belt Certificaat.

3. Black Belt
Managers in de Zorg die fulltime met verbetertrajecten bezig (willen) zijn en anderen (Green Belts) gaan opleiden en coachen.

Het programma = Green Belt programma + extra materiaal specifiek voor Black Belts + je moet een Green Belt opleiden en coachen op een verbeterproject.

Totale duur 2 keer 6 maanden. Tijdsinvestering: 20 uur studie en wekelijks 1,5 tot 2 uur team bespreking of begeleiding.

Kosten zijn 340 euro per maand voor 12 maanden en je ontvangt een-op-een begeleiding van me: ongelimiteerd kan je je vragen per email stellen en je ontvangt mijn antwoord binnen 1 werkdag plus maandelijks skype consult.

Prestatiegarantie: zie Green Belt opleiding. Plus: jouw project levert min 8000 euro financieel resultaat op jaar basis op anders krijg je je geld terug. Vanuit jouw projectdocumentatie moet duidelijk blijken dat je mijn aanbevelingen hebt opgevolgd.

Na sucessvolle afsluiting van eigen project en sucessvolle begeleiding van de Green Belt, ontvang je een Lean Six Sigma Black Belt Certificaat.

Met Lean Six Sigma in de Zorg Opleiding ga je TOTAAL anders naar je werk kijken!

Over 4 dagen gaan we starten.

Laat me even weten wat jouw keuze wordt zodat ik je plek kan reserveren in het programma.

Vragen? Bel: 06-55301094

Met vriendelijke groet,

Peter

M.Sc. Peter Herku MBA, Lean Six Sigma

055 – 737 00 02

06 – 55 30 10 94

 

Lean Six Sigma Casus: Minder administratief werk in de Zorg

Zorg medewerkers hebben het vaak heel  druk met de zorg voor clienten en alles daarom heen.

Toch leeft het gevoel dat zij eigenlijk nog meer zouden willen doen voor een kwalitatief betere zorg.

Dit was ook het gevoel bij veel zorgmedewerkers van een afdeling in een verpleging en verzorgingsinstelling.

Probleem

De tijdregistratie van de medewerkers heeft laten zien dat 13% van de totaal te besteden werktijd werd gebruikt voor overdrachten en rapportages maken in ECD (electronische clienten dossier)

Analyse

Toen we met het Lean Six Sigma projectteam bezig waren met de procesmatige beschrijving van een dienst viel op dat er veel overdrachten waren: 22 medewerkers namen deel daaraan per dag met een gemiddelde duur van 14,5 minuut per keer. Dit is meer dan 5 uur per 24 uur zorg.

De zorgmedewerkers ervaren de overdrachten niet altijd als nuttig en de inhoud is ook onduidelijk.

Resultaten

We hebben met het projectteam de inhoud van de overdrachten bepaald en de voorwaarden wanneer er  wel en niet moet worden overgedragen.

Hierdoor is het aantal overdrachten verlaagd met 45% van 22 naar 12 keer. Ook de duur is verkort met 31% van 14,5 naar 10 minuten.

Dit leverde op een dag 3,4 uur extra tijd voor kwalitatief betere zorg en meer aandacht voor clienten.

Financieel resultaat: 42.000 euro op jaar basis.

Wilt u ook onnodige tijd uitsparen voor betere zorgkwaliteit?

Meld u dan aan bij de ‘Lean Six Sigma in de Zorg’ opleiding voor 16 januari 2012.

Wilt u meer informatie hierover? Stuur dan een email naar peter.herku@gmail.com

Met vriendelijke groet,
Peter

 

M.Sc. Peter Herku MBA, Lean Six Sigma

055 – 737 00 02

06 – 55 30 10 94

Kijken door een “Lean Six Sigma bril”

Een van mijn Green Beltstudenten, schreef de volgende:Het is me nu duidelijk dat de sleutel is om de zaken uit een andere perspectief te bekijken. Je moet heel concreet zijn in wat je wilt verbeteren, heel specifiek zijn en ook jouw team consequent laten daarop focussen.”Maar wat bedoelt zij met “de zaken uit een andere perspectief te bekijken”?Lean Six Sigma maakt het dat je anders naar je eigen werkt.

Tijdens de Lean Six Sigma opleiding je leert naar jouw collega’s te kijken als klanten. Zijn tevredenheid hangt af van de balans van de volgede 3 aspecten:

[black_tick_list width=”100%”]

  • Kwaliteit van wat je levert aan hun (CTQ = critical to quality)
  • Tijdigheid van je levering (CTD = critical to delivery)
  • Kosten/moeite wat zij moeten opbrengen om te ontvangen wat je hen levert (CTC = critical to costs)

[/black_tick_list]

Dit wordt ook CTS Tree (critical to satisfaction) genoemd. Als een van de elementen ontbreekt, dan is de klant/jouw collega niet tevreden. Met Lean Six Sigma projecten werken we aan om de balans weer te herstellen.

Als je werk wilt verbeteren of zoek je naar jouw eerste Lean Six Sigma project dan hoef je alleen maar te luisteren naar jouw klanten en zien waar de imbalans is tussen kwaliteit, tijdigheid en kosten.

De “andere perspectief” is dat je naar jezelf en naar jouw werk kijkt door de ogen van de ontvanger (klant, collega). Je bent niet zelf-gericht maar klant gericht. Het gaat niet om “ik, ik, ik” maar om het zoeken naar betere klant/client/patient/collega tevredenheid.

Mjin vrouw is soms dood moe van mij omdat ik constant door de “Lean Six Sigma bril” de zaken bekijk.

Als je bijvoorbeeld in een restaurant bent, je zult snel de 3 aspecten herkennen:

  • hoe lang moet je wachten voor dat jouw eten opgediend wordt (CTD)
  • is het eten lekker (CTQ)
  • is de bediening vriendelijk en attent (CTQ)
  • betaal je niet te veel (CTC)

Zie je het ook?

Hoe zit het met jouw werk? Welke aspect zou je daarin kunnen verbeteren?
Laat jou reactie achter. Ben benieuwd.

Met vriendelijke groet,
Peter

M.Sc. Peter Herku MBA, Lean Six Sigma

055 – 737 00 02

06 – 55 30 10 94

Verbeteren inwerken nieuwe (zorg)medewerker met Lean Six Sigma

De oorspronkelijke titel van dit artikel was: “Wat heeft de ombouwtijd van een machine te maken met het verbeteren van het inwerken van een zorgmedewerker?” Maar bij nader inzien werd dit te lang, dus heb ik voor een andere titel gekozen. Het onderwerp blijft hetzelfde…

Inwerken gebeurt zo…

U bent al maanden op zoek naar een nieuwe zorgmedewerker. Die zijn schaars, moeilijk te vinden terwijl uw medewerkers op hun tenen lopen. Er is veel druk op het rooster.

Eindelijk is het zover: uw nieuwe zorgmedewerker heeft het contract getekend en kan beginnen. U heeft al uw plannen klaar over hoe deze medewerker zo efficiënt mogelijk wordt ingewerkt.

Want u wil toch een versterking van uw team met hoge zorgkwaliteit, toch?

…maar de druk op u rooster is groooot!

Dus de nieuwe medewerker wordt al heel snel ingeroosterd. Uw inwerkprogramma heeft maar heel even gewerkt: na enkele dagen wordt er al niet meer naar gekeken. “Er moet gewerkt worden!”

Het resultaat: de nieuwe medewerker is niet goed ingewerkt, het duurt te lang voordat zij/hij het gevoel heeft dat ze zelfstandig kan werken. Hierdoor is de geleverde zorgkwaliteit niet altijd voldoende en er wordt onnodig veel beslag gelegd op de overige medewerkers n.a.v. vragen, hulp, uitleg, enz.

Kans is groot dat de nieuwe medewerker vroegtijdig afhaakt of u komt – er soms te laat door dat gehaast– achter dat de medewerker toch niet geschikt is.

Herkent u dit probleem?

Lean Six Sigma project: Verbeteren inwerken nieuwe medewerker

Bij een van de zorginstellingen waar ik een verbeterproject coach op basis van mijn Lean Six Sigma In De Zorg methode hebben we een project gestart omtrent inwerken zorgmedewerkers met als doel: de nieuwe medewerker zo snel mogelijk in staat te stellen om zelfstanding haar zorgtaken te kunnen verrichten met de hoogst mogelijke kwaliteit.

Bij het meten en analyseren van het probleem bleek dat er …

  • Geen structuur was in het inwerken
  • Er waren geen geschikte mentoren aangewezen bij de nieuwe medewerkers
  • Waar wel een programma aanwezig was, was door drukte niet uitgevoerd

Er was gewoon geen tijd (vrij gezet) om mensen goed in te werken.

Inwerken en ombouwtijd  van een machine

Wat heeft het inwerken te maken met de ombouwtijd van machines???

Toen ik naar het Lean Six Sigma projectteam zat te luisteren, moest ik denken aan een van de Lean Manufacturing principes.

Ombouwtijd van een machine is een verspilling want de machine kan niet produceren omdat hij wordt omgesteld.

Om deze  tijdverspilling te verminderen, adviseer ik bedrijven om van de interne activiteiten (ombouwactiviteiten waarbij de machine gestopt moet worden) zo veel mogelijk om te zetten naar externe activiteit (die uitgevoerd kunnen worden tijdens productie).

Met andere woorden: zo veel mogelijk voorbereidingen treffen nog tijdens het draaien van de machine zodat stilstand heel kort wordt. Denk aan de formule 1 pitstop zoals hieronder…maar dan net iest beter 😉

 

Dit vertaald naar het inwerken…

Het team heeft afgesproken dat we alle belangrijke onderdelen van het inwerken gaan vastleggen in de vorm van korte video’s.  Dit aan de hand van een checklist.

Zaken die nu tijdens een normale werkdag (min of meer) worden uitgelegd aan de nieuwe zorgmedewerker, kan al van tevoren worden vastgeld en worden bestudeerd door de nieuwkomer.

Denk aan de volgende onderwerpen:

  • Rondleiding in het gebouw
  • Rondleiding op de afdeling
  • Overdrachten, dienstrooster, ORT lijst
  • Melding incidenten, klachten, cliëntendossier
  • Enz.

Deze informatie wordt ruim vóór aanvang 1e dag uitgereikt aan de nieuwe medewerker zodat zij/hij zich kan voorbereiden en met een hogere mate van zelfvertrouwen kan beginnen.

Resultaat verbeterd inwerken zorgmedewerker

Op deze manier kunnen de medewerkers zich beter voorbereiden voor de start. Op de 1e dag al hebben zij het gevoel dat ze de omgeving beter kennen en ook waar ze informatie moeten halen.

De druk op de medewerkers die het inwerken begeleiden (mentoren) wordt een stuk minder omdat zij kunnen focussen op het beantwoorden van vragen n.a.v. het video materiaal.

Medewerkers kunnen sneller hogere  productiviteit halen en de kwaliteit van de zorg zal eerder toenemen.

Tevreden cliënt, tevreden medewerker.

Meer weten?

Meld u nu aan voor een speciale internet seminar over Toekomstbestendig Zorg door Lean Six Sigma

Met vriendelijke groet,

Peter

PS: Wilt u al uw vragen beantwoord krijgen over hoe uw team/afdeling/locatie/instelling toekomstbestendig kan maken? Schrijf dan nu in op Nederland eerste webinar over Lean Six Sigma in de Zorg.

M.Sc. Peter Herku MBA, Lean Six Sigma

055 – 737 00 02

06 – 55 30 10 94

Lean Six Sigma Casus: De oplossing voor slechte hygiëne

Oplossing voor de slechte hygiëne bij 40% van de verpleeghuizen

Recent onderzoek van de Consumentenbod gaf een treurige beeld over de hygiëne van verpleeghuizen. Bij 40% van de onderzochte instellingen was de hygiëne onder de maat. 47 van de 121 benaderde verpleeghuizen waren niet eens bereid om deel te nemen aan de test. Hoe staat het met de hygiëne en de kwaliteit van de schoonmaak bij uw instelling? Goed?

Dat dachten ook veel deelnemers van de test en ze waren verbaasd over het slechte resultaat.

Lean Six Sigma Casus: Verbeteren van huishouding

Dit liet  me denken aan een recent Lean Six Sigma project bij een van mijn klanten, een zorginstelling voor verpleging, verzorging en thuiszorg met meer dan 1000 cliënten.  [line_break]Insert Your Text Here[/line_break]

Bij deze instelling waren medewerkers en cliënten niet tevreden over de kwaliteit van de schoonmaak. Het eerste probleem was – zoals bij elk project dat wij aanpakken – hoe kan je de kwaliteit van de schoonmaak meetbaar maken? Wilt u iets verbeteren? Dan moet u het eerst meetbaar maken. Waarom? Anders is het resultaat alleen maar een mening en geen feit.

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Wilt u ook de zorg meetbaar verbeteren, u kunt direct aan de slag hier: [hyperlink_large_centered link=”http://leansixsigmaindezorg.nl/greenbelt” + target=”_self”]Direct aan de slag![/hyperlink_large_centered]

In onze projectgroep zaten medewerkers huishouding, hun manager en het hoofd van de facilitaire dienst van de instelling.

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]De discussie ging eerst over: “wanneer is iets schoon?” Sommige medewerkers hebben andere maatstaven dan anderen. Het lijkt in de praktijk zo dat de mening van de meer ervaren medewerker in de regel zwaarder telt.

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Als u een systeem wilt opzetten om de kwaliteit van de hygiëne en de schoonmaak te meten dan moet het systeem onafhankelijk zijn van de persoon en zijn/haar ervaring. Zonder een betrouwbaar systeem… – verliest u zeker aan efficiency want “het moet nog schoner” – verliest u aan motivatie want “ik ben weer de pineut, want ik moet het overdoen” – verliest u aan constante, betrouwbare kwaliteit als het over huishouding gaat.

Oplossing: Scorelijst …maar is het betrouwbaar?

Met ons Lean Six Sigma project team hebben we een scorelijst opgezet die bestond uit diverse elementen per te beoordelen ruimte. Op deze elementen moest elke ruimte beoordeeld worden. Maar we waren er nog niet!

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Zoals bij elk Lean Six Sigma project, onze scorelijst (lees meetsysteem om de hygiëne en de kwaliteit van de schoonmaak te beoordelen) moest onderzocht worden op betrouwbaarheid. Dat doen we in de 2e fase van het project: Meetfase.

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Onze eerste conclusie was dat het systeem van de scorelijst helemaal niet betrouwbaar was: de resultaten van de beoordeling waren persoon- en ruimte afhankelijk.

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Hoe zit het met uw meetsysteem? Het hebben van data en het hebben van een betrouwbaar meetsysteem (hoe u de data verzamelt) is echt niet dezelfde!

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Helaas kom ik in de Zorgsector regelmatig diverse enquêtes en meetsystemen tegen die zelfs in de hele branche worden gebruikt en als de WAARHEID worden gezien. En dit ZONDER te onderzoeken of het meetsysteem betrouwbaar is. Wat een verspilling van geld en tijd!

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Wilt u weten hoe u uw meetsysteem kunt beoordelen? Neem dan deel aan onze Lean Six Sigma Green Belt opleiding:

http://leansixsigmaindezorg.nl/greenbelt

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Resultaat: betrouwbare scorelijst

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Met ons Lean Six Sigma project team hebben wij de scorelijst verbeterd. Het is nu betrouwbaar geworden omdat de beoordeling van de kwaliteit van de schoonmaak en dus ook van de hygiëne niet meer afhangt van de persoon en haar/zijn ervaring. Zie ook onderstaande grafieken.

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]De linker grafiek, eerste groene balk (vóór de verbetering) laat zien dat onze scorelijst zelf het gemeten resultaat voor 80% beïnvloedde.

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Na de verbetering (zie rechter grafiek) wordt de schommeling in meetresultaten slechts voor 21% beïnvloed door de scorelijst zelf. Dit is echt goed want vanaf 30% is het al acceptabel in de praktijk.

Dus zelfs  als u of ik deze scorelijst gebruiken komen wij  tot dezelfde eindbeoordeling over hoe schoon een ruimte is. Geen meningen, geen verschil in inzichten maar FEITEN.

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Wilt u ook een eigen scorelijst ontwikkelen om objectief te kunnen meten hoe schoon en hygiënisch het is bij u op de locaties? Als u het meet dan kunt het ook verbeteren.

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Doe het zelf: http://leansixsigmaindezorg.nl/greenbelt

[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Wilt u ondersteuning van mij? Bel: 055 – 737 00 02 of 06 – 55 301094.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Met vriendelijke groet,

Peter

[content_box_blue_50Percent]
Heeft u nog vragen?
M.Sc. Peter Herku MBA, Lean Six Sigma Coach

055 – 737 00 02

06 – 55 30 10 94

[/content_box_blue_50Percent]