Category Archives: Uncategorized

Verbeteren inwerken nieuwe (zorg)medewerker met Lean Six Sigma

De oorspronkelijke titel van dit artikel was: “Wat heeft de ombouwtijd van een machine te maken met het verbeteren van het inwerken van een zorgmedewerker?” Maar bij nader inzien werd dit te lang, dus heb ik voor een andere titel gekozen. Het onderwerp blijft hetzelfde…

Inwerken gebeurt zo…

U bent al maanden op zoek naar een nieuwe zorgmedewerker. Die zijn schaars, moeilijk te vinden terwijl uw medewerkers op hun tenen lopen. Er is veel druk op het rooster.

Eindelijk is het zover: uw nieuwe zorgmedewerker heeft het contract getekend en kan beginnen. U heeft al uw plannen klaar over hoe deze medewerker zo efficiënt mogelijk wordt ingewerkt.

Want u wil toch een versterking van uw team met hoge zorgkwaliteit, toch?

…maar de druk op u rooster is groooot!

Dus de nieuwe medewerker wordt al heel snel ingeroosterd. Uw inwerkprogramma heeft maar heel even gewerkt: na enkele dagen wordt er al niet meer naar gekeken. “Er moet gewerkt worden!”

Het resultaat: de nieuwe medewerker is niet goed ingewerkt, het duurt te lang voordat zij/hij het gevoel heeft dat ze zelfstandig kan werken. Hierdoor is de geleverde zorgkwaliteit niet altijd voldoende en er wordt onnodig veel beslag gelegd op de overige medewerkers n.a.v. vragen, hulp, uitleg, enz.

Kans is groot dat de nieuwe medewerker vroegtijdig afhaakt of u komt – er soms te laat door dat gehaast– achter dat de medewerker toch niet geschikt is.

Herkent u dit probleem?

Lean Six Sigma project: Verbeteren inwerken nieuwe medewerker

Bij een van de zorginstellingen waar ik een verbeterproject coach op basis van mijn Lean Six Sigma In De Zorg methode hebben we een project gestart omtrent inwerken zorgmedewerkers met als doel: de nieuwe medewerker zo snel mogelijk in staat te stellen om zelfstanding haar zorgtaken te kunnen verrichten met de hoogst mogelijke kwaliteit.

Bij het meten en analyseren van het probleem bleek dat er …

  • Geen structuur was in het inwerken
  • Er waren geen geschikte mentoren aangewezen bij de nieuwe medewerkers
  • Waar wel een programma aanwezig was, was door drukte niet uitgevoerd

Er was gewoon geen tijd (vrij gezet) om mensen goed in te werken.

Inwerken en ombouwtijd  van een machine

Wat heeft het inwerken te maken met de ombouwtijd van machines???

Toen ik naar het Lean Six Sigma projectteam zat te luisteren, moest ik denken aan een van de Lean Manufacturing principes.

Ombouwtijd van een machine is een verspilling want de machine kan niet produceren omdat hij wordt omgesteld.

Om deze  tijdverspilling te verminderen, adviseer ik bedrijven om van de interne activiteiten (ombouwactiviteiten waarbij de machine gestopt moet worden) zo veel mogelijk om te zetten naar externe activiteit (die uitgevoerd kunnen worden tijdens productie).

Met andere woorden: zo veel mogelijk voorbereidingen treffen nog tijdens het draaien van de machine zodat stilstand heel kort wordt. Denk aan de formule 1 pitstop zoals hieronder…maar dan net iest beter 😉

 

Dit vertaald naar het inwerken…

Het team heeft afgesproken dat we alle belangrijke onderdelen van het inwerken gaan vastleggen in de vorm van korte video’s.  Dit aan de hand van een checklist.

Zaken die nu tijdens een normale werkdag (min of meer) worden uitgelegd aan de nieuwe zorgmedewerker, kan al van tevoren worden vastgeld en worden bestudeerd door de nieuwkomer.

Denk aan de volgende onderwerpen:

  • Rondleiding in het gebouw
  • Rondleiding op de afdeling
  • Overdrachten, dienstrooster, ORT lijst
  • Melding incidenten, klachten, cliëntendossier
  • Enz.

Deze informatie wordt ruim vóór aanvang 1e dag uitgereikt aan de nieuwe medewerker zodat zij/hij zich kan voorbereiden en met een hogere mate van zelfvertrouwen kan beginnen.

Resultaat verbeterd inwerken zorgmedewerker

Op deze manier kunnen de medewerkers zich beter voorbereiden voor de start. Op de 1e dag al hebben zij het gevoel dat ze de omgeving beter kennen en ook waar ze informatie moeten halen.

De druk op de medewerkers die het inwerken begeleiden (mentoren) wordt een stuk minder omdat zij kunnen focussen op het beantwoorden van vragen n.a.v. het video materiaal.

Medewerkers kunnen sneller hogere  productiviteit halen en de kwaliteit van de zorg zal eerder toenemen.

Tevreden cliënt, tevreden medewerker.

Meer weten?

Meld u nu aan voor een speciale internet seminar over Toekomstbestendig Zorg door Lean Six Sigma

Met vriendelijke groet,

Peter

PS: Wilt u al uw vragen beantwoord krijgen over hoe uw team/afdeling/locatie/instelling toekomstbestendig kan maken? Schrijf dan nu in op Nederland eerste webinar over Lean Six Sigma in de Zorg.

M.Sc. Peter Herku MBA, Lean Six Sigma

055 – 737 00 02

06 – 55 30 10 94