Reduceren van ziekteverzuim met Lean Six Sigma…en mijn irritatie

Vanmorgen hadden wij onze maandelijkse terugkoppelingsbijeenkomst van de Green Belt projectleiders. Alle 9 projecten werden gepresenteerd.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Een daarvan ging over het reduceren van ziekteverzuim.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Tijdens zijn presentatie, had de projectleider verteld dat hij ontevreden was over de resultaten van het project tot nu toe. Volgens hem was het veel beter geweest als een extra medewerkerwas aangenomen – een zorgcoördinator – die volledig belast zou zijn met het terugdringen van verzuim.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Toen ik dit hoorde, werd ik geïrriteerd en ik moest zijn presentatie onderbreken.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Zijn opmerkingen had me duidelijk gemaakt dat hij 3 cruciale elementen van het werken met Lean Six Sigma projectteams nog niet had begrepen. Dit ondanks het feit dat ik zijn projectteam wekelijks coach en ook de Green Belt training verzorg. Ik nam zijn kritiek serieus.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Daarom nam ik het woord en heb ik de volgende 3 punten uitgelegd:
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]1. Teambeslissing gaat boven de mening van het individu

De projectleider (Green Belt) is een teamlid en het team neemt samen de beslissing over de verbeteracties.
Tijdens de Analysefase van een Lean Six Sigma project gaat het team brainstormen over de mogelijk belangrijkste oorzaken van het probleem – in dit geval het hoge ziekteverzuim. Uiteindelijk maken zij een gezamenlijke keuze over de belangrijkste 3-5 oorzaken en ze gaan deze ook in volgorde zetten.
In dit project was het team overeengekomen: de belangrijkste oorzaak van het hoge verzuim is het ontbreken van een duidelijk verzuimbeleid.
Als u de projectleider bent dan moet u het standpunt van het team verwoorden, uw mening is dan ondergeschikt. Dit vinden managers vaak lastig.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]2. Prioriteiten bepalen de uitvoering van de verbeteracties

Omdat het projectteam een duidelijke volgorde had opgesteld van de top-5 belangrijkste oorzaken worden de daarbij behorende verbeteracties ook in deze volgorde uitgevoerd.
Prioriteiten worden bepaald door 2 factoren: logica en impact.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Dit projectteam had de volgende prioriteiten bepaald:
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]I. Hebben van duidelijk, eenvoudig verzuimbeleid met taken en verantwoordelijkheden
II. Training in het uitvoeren van het beleid
III. Het continu monitoren van verzuim en stellen van targets
IV. Analyse van reden verzuim en het uitvoeren van verbeteracties (correctief en preventief)
V. Aanstellen van verzuimcoördinator
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Dus het projectteam gaat in deze volgorde de verbeteracties uitvoeren. Momenteel zijn zij bezig met het uitwerken van het verzuimbeleid in een duidelijke, eenvoudige, pakkende presentatie.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Deze gaan ze uitdragen tijdens een trainingsessie op de gekozen zorglocatie (dit is ook typerend voor Lean Six Sigma: eerst kleinschalig testen voordat het uitgerold wordt in de hele organisatie).
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]…en zo gaan zij verder met het afwerken van de prioriteitenlijst.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Onze projectleider moet dus nog even wachten tot het team bij prio 5 is. Als de eerst 4 acties niet voldoende invloed hebben op het reduceren van verzuim, pas dan wordt het 5e punt uitgevoerd.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]3. Actie = Resultaat; Geen actie = Geen resultaat BEHALVE door bewustwording

De projectleider was teleurgesteld omdat instellingbreed het ziekteverzuim nog niet was gedaald.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Ik heb uitgelegd: als je geen verbeteracties hebt uitgevoerd, je ook geen verbeteringen moet verwachten. Het team is nog maar met prio 1 bezig: het verzuimbeleid.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Het enige effect wat je wel kan verwachten – bij praktisch elk Lean Six Sigma project – is door bewustwording.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Omdat wij een dergelijke project hadden gestart en daarover regelmatig hadden gecommuniceerd op de gekozen locatie (pilot), konden we inderdaad al verlaging verwachten van het verzuim.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]En dat is inderdaad te zien op de onderstaande grafiek: het ziekteverzuim is met 50% gedaald in 16 weken.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Significante, organisatiebrede verbetering kunnen we pas verwachten als de acties zijn uitgevoerd (zie vorig punt).
Wilt u ook de enorme kosten van het ziekteverzuim verminderen in uw organisatie? Of wilt u andere, uitdagende projecten aanpakken zoals klachtenmanagement of vermindering incidenten?
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Bel voor een gratis consult op 06-55301094 of stuur een email naar peter.herku@hercon.nl.
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]U kunt de Lean Six Sigma methode ook zelf leren via een interactieve online opleiding op http://www.LeanSixSigmaInDeZorg.nl/greenbelt
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Met vriendelijke groet,
[line_break]Insert Your Text Here[/line_break]Peter

[content_box_blue_50Percent]
Heeft u nog vragen?
M.Sc. Peter Herku MBA, Lean Six Sigma Coach

055 – 737 00 02

06 – 55 30 10 94

[/content_box_blue_50Percent]